Digitale werkbonnen app voor MKB: Voorkom dubbel werk en factureer sneller

Een monteur levert vrijdagmiddag om 16:45 uur een papieren bon in met een half doorgestreept uurtje en een materiaalregel die niemand meer kan lezen. De administratie gaat gissen, typt de uren maandagochtend over en pas dan gaat de factuur de deur uit. Digitaliseer je die stap, dan verdwijnt het overtypen en kan de factuur al staan voordat de monteur de auto uit is.

Wat kost een papieren werkbon je bedrijf echt

Een papieren werkbon is een handgeschreven overzicht van uren, materiaal en werkzaamheden dat de klant op locatie ondertekent. Dat papiertje moet fysiek terug naar kantoor, worden ontcijferd en overgetypt voordat er iets mee gebeurt.

Elke stap tussen het inleveren en het overtypen is een moment waarop een uurtje verkeerd wordt gelezen, een materiaalregel wordt vergeten of een bon simpelweg op de vloer van de bedrijfsauto blijft liggen. Bij een installatiebedrijf met meerdere monteurs in de buitendienst lopen die vertragingen op tot een volle week voordat de eerste factuur verstuurd wordt.

Voor een hoveniersbedrijf dat met kleine, terugkerende klussen werkt, telt vooral het aantal keren dat dit misgaat: tien klussen per week met steeds een kleine vertraging betekent structureel geld dat later binnenkomt dan nodig is.

Hoe werkt een digitale werkbon op locatie

Bij Werkbonnen vult een medewerker op locatie de klant en de locatie in, kiest het soort werk en voert per dag de gewerkte uren en de gereden kilometers in. Werkzaamheden en gebruikt materiaal komen erbij, direct vanaf de tablet of smartphone.

Daarna tekent de klant meteen op het scherm, zowel de medewerker als de opdrachtgever. Is er niemand aanwezig om te tekenen, dan stuur je in plaats daarvan een link waarmee de klant later kan bevestigen. Vanaf het moment van ondertekenen staat de bon vast, zodat er geen discussie meer ontstaat over wat er precies is afgesproken.

Voor een schoonmaakbedrijf dat op meerdere locaties per dag werkt, betekent dit dat elke klus meteen is vastgelegd zonder dat er aan het einde van de dag nog een stapel bonnetjes hoeft te worden overgetypt op kantoor.

Waarom uren dubbel invoeren verleden tijd is

Elke medewerker houdt normaal gesproken twee registraties bij: de werkbon voor de klant en de weekstaat voor de eigen uren. Dat is precies het soort handmatig werk dat fouten oplevert, omdat cijfers twee keer worden overgetypt en dus twee keer verkeerd kunnen gaan.

De uren die op een werkbon staan, verschijnen automatisch in de weekstaat van de medewerker. Wie zijn week controleert, ziet zijn eigen uren dus al staan en dient enkel aan te vullen wat niet uit een bon komt, zoals verlof of intern werk.

Voor een onderhoudsbedrijf met vaste servicebeurten scheelt dit vooral aan het einde van de maand, wanneer meerdere medewerkers tegelijk hun uren indienen voor de salarisadministratie.

Wanneer past papier nog beter dan een app

Een digitale werkbon is niet voor elk bedrijf de eerste stap. Werk je met een klein, vast team dat elkaar dagelijks op kantoor ziet en waarbij facturatie sowieso pas aan het einde van de maand gebeurt, dan levert een tablet erbij minder tijdwinst op dan de moeite om het personeel eraan te laten wennen.

Kies bewust voor digitale werkbonnen zodra je team grotendeels in de buitendienst werkt en klanten los van elkaar factureert. Werk je juist met een paar grote, langlopende projecten waarbij één factuur aan het einde van het traject volstaat, dan ligt de winst eerder bij het project zelf: taken, materiaal en planning bijhouden vanuit één overzicht voor je projecten dan bij losse bonnen per bezoek.

De afweging draait dus om het ritme van je facturatie: veel losse klussen met een eigen bon vragen om digitalisering op de werkvloer, terwijl één langlopend project meer baat heeft bij goed projectbeheer.

Hoe kantoor sneller kan factureren

Zodra een bon is ondertekend, staat op het overzicht direct zichtbaar welke bonnen nog niet gefactureerd zijn. Kantoor hoeft dus niet meer te wachten tot er een stapel papier binnenkomt, maar kan bonnen oppakken zodra de klant heeft getekend.

Voor de administratie van een installatiebedrijf betekent dit dat een factuur al de deur uit kan voordat de monteur aan zijn volgende klus begint, in plaats van pas aan het einde van de week.

Twijfel je nog over welke koppeling met je boekhoudpakket daarbij past, bekijk dan de mogelijkheden bij koppelingen met boekhoudsoftware voordat je verder inricht.

Wat levert dit een hoveniersbedrijf concreet op

Een hovenier die dagelijks bij vijf tot tien klanten langsgaat, hoeft niet meer aan het einde van de dag te puzzelen met een stapel bonnetjes. Elke klus staat na ondertekening vast, met de juiste uren en het gebruikte materiaal erbij.

Wil je vooraf al zien welke materialen en tarieven een medewerker straks kan kiezen op een bon, dan richt je dat centraal in bij de instellingen. Meer daarover staat in de uitleg over werkbonnen aanzetten en voorbereiden.

Loop je liever eerst na of je materiaal wel goed aan het juiste project hangt, dan helpt Planny daarbij mee door materiaal voor te stellen op basis van eerdere klussen bij diezelfde klant.

Veelgestelde vragen over digitale werkbonnen

Kan een medewerker de bonnen van collega’s zien?

Ja, elke medewerker mag alle werkbonnen inzien. Bedragen, verschot en de facturatiestatus blijven daarbij zichtbaar voor beheerders alleen.

Wat gebeurt er als de klant niet meteen kan tekenen?

Je stuurt een link waarmee de klant zonder inloggen kan tekenen. Die link vervalt na twee weken, dus is het handig om tijdig op te volgen.

Moet een medewerker de uren nog los invoeren in de weekstaat?

Nee. De uren van een werkbon staan al in de weekstaat; de medewerker vult alleen aan wat niet op een bon staat, zoals verlof.

In welk pakket zit de functie Werkbonnen?

Werkbonnen is een onderdeel binnen de zakelijke module en zet je zelf aan in de instellingen. Bekijk de pakketten op de prijzenpagina voor de precieze indeling.

Zet de eerste digitale werkbon vandaag nog klaar voor je volgende klus, en zie de factuur eerder de deur uit gaan dan de week erna. Bekijk de mogelijkheden op de 4planning pricing page.