Algemene voorwaarden voor organisaties

Artikel 1 – Definities

1.1. 4planning
De aanbieder van de online softwareoplossing 4planning, waarmee organisaties onder andere leden, gebruikers, groepen, evenementen, communicatie, documenten, contributies, tickets, planning en andere organisatorische processen kunnen beheren.

1.2. Organisatie
Iedere vereniging, stichting, sportclub, businessclub, onderneming, instelling of andere organisatie die een overeenkomst sluit met 4planning voor het gebruik van de diensten.

1.3. Gebruiker
Iedere natuurlijke persoon die door of namens de organisatie toegang krijgt tot 4planning, zoals leden, medewerkers, vrijwilligers, beheerders, groepsbeheerders, klanten of andere betrokkenen.

1.4. Beheerder
Een gebruiker die door de organisatie bepaalde beheerrechten krijgt binnen 4planning, bijvoorbeeld voor ledenbeheer, communicatie, evenementen, documenten, tickets, contributies of instellingen.

1.5. Overeenkomst
Iedere schriftelijke of digitale afspraak tussen 4planning en de organisatie met betrekking tot het gebruik van de diensten.

1.6. Diensten
Alle functionaliteiten, modules, software, ondersteuning en aanvullende services die door 4planning aan de organisatie worden geleverd.

1.7. App
De digitale 4planning-app of webapplicatie waarin de organisatie haar processen, communicatie, gebruikers en gegevens beheert.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten, leveringen, diensten en werkzaamheden van 4planning aan organisaties.

2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk of digitaal door 4planning zijn bevestigd.

2.3. Eventuele algemene voorwaarden van de organisatie worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij 4planning deze schriftelijk heeft aanvaard.

2.4. Indien één of meerdere bepalingen uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst

3.1. Een overeenkomst komt tot stand zodra de organisatie een offerte, voorstel, registratie, opdrachtbevestiging of andere digitale of schriftelijke afspraak met 4planning aanvaardt.

3.2. Offertes en voorstellen van 4planning zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

3.3. De organisatie staat ervoor in dat alle gegevens die zij aan 4planning verstrekt juist, volledig en actueel zijn.

3.4. Indien de organisatie onjuiste of onvolledige gegevens verstrekt, is 4planning gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, aan te passen of te beëindigen.

Artikel 4 – Gebruik van 4planning

4.1. 4planning verleent de organisatie een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar recht om de diensten te gebruiken gedurende de looptijd van de overeenkomst.

4.2. De organisatie mag 4planning uitsluitend gebruiken voor normale organisatorische, administratieve, communicatieve en planningsdoeleinden binnen haar eigen organisatie.

4.3. Het is de organisatie niet toegestaan om 4planning te gebruiken voor onrechtmatige activiteiten, misleidende communicatie, spam, inbreuk op rechten van derden of handelingen die de werking, veiligheid of reputatie van 4planning kunnen schaden.

4.4. De organisatie is verantwoordelijk voor het gebruik van 4planning door haar gebruikers, beheerders, medewerkers, vrijwilligers en andere personen aan wie zij toegang verleent.

4.5. De organisatie dient ervoor te zorgen dat gebruikers de app zorgvuldig gebruiken en geen gegevens plaatsen, delen of verspreiden die onrechtmatig, beledigend, discriminerend, bedreigend, schadelijk of in strijd met deze voorwaarden zijn.

Artikel 5 – Beheerrechten en verantwoordelijkheden

5.1. De organisatie bepaalt zelf welke gebruikers toegang krijgen tot 4planning en welke rollen, rechten en bevoegdheden aan deze gebruikers worden toegekend.

5.2. De organisatie is verantwoordelijk voor het juist instellen, controleren en actualiseren van gebruikersrechten, beheerdersrollen, groepsrechten en toegangsinstellingen.

5.3. 4planning is niet verantwoordelijk voor schade, dataverlies, ongewenste wijzigingen of ongewenste toegang als gevolg van verkeerd ingestelde rechten of onzorgvuldig beheer door de organisatie.

5.4. De organisatie is verantwoordelijk voor het tijdig verwijderen of aanpassen van gebruikersaccounts wanneer gebruikers niet langer toegang mogen hebben tot de app.

Artikel 6 – Inloggegevens en beveiliging

6.1. De organisatie en haar gebruikers zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijk behandelen van inloggegevens.

6.2. Inloggegevens mogen niet worden gedeeld met derden of worden gebruikt door andere personen dan de gebruiker aan wie het account is verstrekt.

6.3. De organisatie dient passende maatregelen te nemen om onbevoegde toegang tot 4planning te voorkomen.

6.4. Indien de organisatie vermoedt dat sprake is van misbruik, onbevoegde toegang of een beveiligingsincident, dient zij 4planning hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen.

6.5. 4planning mag accounts, functies of toegang tijdelijk blokkeren indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid, continuïteit of integriteit van de diensten.

Artikel 7 – Diensten, beschikbaarheid en onderhoud

7.1. 4planning spant zich in om de diensten zorgvuldig, professioneel en zo goed mogelijk beschikbaar te stellen.

7.2. 4planning garandeert niet dat de diensten altijd ononderbroken, foutloos of zonder storingen beschikbaar zijn.

7.3. 4planning mag onderhoud, updates, verbeteringen of wijzigingen uitvoeren aan de diensten. Indien mogelijk worden geplande werkzaamheden vooraf aangekondigd.

7.4. In spoedeisende gevallen, bijvoorbeeld bij beveiligingsrisico’s of technische noodzaak, mag 4planning onderhoud of wijzigingen uitvoeren zonder voorafgaande aankondiging.

7.5. 4planning is gerechtigd functionaliteiten te verbeteren, wijzigen, vervangen of verwijderen, mits de kern van de overeengekomen dienstverlening niet wezenlijk wordt aangetast.

Artikel 8 – Support en ondersteuning

8.1. 4planning biedt ondersteuning aan de organisatie op de wijze zoals overeengekomen in de overeenkomst, offerte of aanvullende afspraken.

8.2. Supportvragen dienen te worden ingediend via de daarvoor door 4planning aangewezen kanalen.

8.3. 4planning streeft ernaar supportvragen zo spoedig mogelijk te behandelen, maar garandeert geen oplossing binnen een specifieke termijn, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

8.4. 4planning is niet verplicht ondersteuning te bieden bij problemen die zijn ontstaan door onjuist gebruik, externe koppelingen, instellingen van derden, apparatuur van de organisatie of handelingen buiten de invloedssfeer van 4planning.

Artikel 9 – Prijzen, betaling en facturering

9.1. De prijzen voor het gebruik van 4planning worden vastgelegd in de offerte, overeenkomst of het gekozen abonnement.

9.2. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

9.3. Betaling dient te gebeuren binnen de op de factuur of in de overeenkomst vermelde betalingstermijn.

9.4. Indien de organisatie niet tijdig betaalt, is zij van rechtswege in verzuim. 4planning is in dat geval gerechtigd wettelijke rente, buitengerechtelijke incassokosten en eventuele overige kosten in rekening te brengen.

9.5. Bij betalingsachterstand mag 4planning de toegang tot de diensten geheel of gedeeltelijk opschorten totdat alle openstaande bedragen zijn voldaan.

9.6. Opschorting van de diensten ontslaat de organisatie niet van haar betalingsverplichtingen.

Artikel 10 – Abonnement, looptijd en beëindiging

10.1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals vermeld in de offerte, overeenkomst of het gekozen abonnement.

10.2. Indien geen specifieke looptijd is overeengekomen, wordt de overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd.

10.3. Opzegging dient schriftelijk of digitaal te gebeuren met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn.

10.4. 4planning mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten indien de organisatie deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk schendt.

10.5. Bij beëindiging van de overeenkomst vervalt het recht van de organisatie om gebruik te maken van 4planning.

10.6. Reeds geleverde diensten, lopende abonnementsperiodes en openstaande bedragen blijven verschuldigd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 11 – Gegevens, content en verantwoordelijkheid

11.1. De organisatie blijft verantwoordelijk voor alle gegevens, documenten, berichten, afbeeldingen, ledeninformatie, evenementen, ticketinformatie, contributiegegevens en andere content die zij of haar gebruikers in 4planning plaatsen.

11.2. De organisatie garandeert dat zij gerechtigd is om deze gegevens en content in 4planning te verwerken, op te slaan en te gebruiken.

11.3. De organisatie is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid, rechtmatigheid en actualiteit van de gegevens die zij in 4planning verwerkt.

11.4. 4planning is niet verantwoordelijk voor inhoud die door de organisatie of haar gebruikers wordt geplaatst, verzonden, gedeeld of gepubliceerd.

11.5. 4planning mag content verwijderen, blokkeren of ontoegankelijk maken indien deze naar het oordeel van 4planning onrechtmatig is of in strijd is met deze voorwaarden.

Artikel 12 – Privacy en gegevensbescherming

12.1. Voor zover 4planning persoonsgegevens verwerkt namens de organisatie, gebeurt dit in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

12.2. De organisatie is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij via 4planning verwerkt.

12.3. 4planning treedt in dat geval op als verwerker, tenzij uit de aard van een specifieke verwerking anders voortvloeit.

12.4. Afspraken over de verwerking van persoonsgegevens worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst of aanvullende privacyafspraken.

12.5. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor het informeren van haar gebruikers over de verwerking van persoonsgegevens binnen 4planning.

12.6. De organisatie is verantwoordelijk voor het verkrijgen van eventuele toestemmingen of andere rechtsgronden die nodig zijn voor het verwerken van persoonsgegevens.

Artikel 13 – Koppelingen en diensten van derden

13.1. 4planning kan gebruikmaken van koppelingen, betaalproviders, agenda-integraties, communicatieplatformen, hostingpartijen of andere diensten van derden.

13.2. 4planning is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen, beperkingen, kosten of fouten in diensten van derden, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van 4planning.

13.3. Indien een externe dienst haar voorwaarden, prijzen, werking of beschikbaarheid wijzigt, mag 4planning de gevolgen daarvan doorvoeren in haar eigen dienstverlening.

Artikel 14 – Intellectuele eigendom

14.1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot 4planning, waaronder software, broncode, ontwerpen, documentatie, teksten, handelsnamen, logo’s, interfaces en technische oplossingen, blijven eigendom van 4planning of haar licentiegevers.

14.2. De organisatie krijgt uitsluitend een gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

14.3. Het is de organisatie niet toegestaan om 4planning te kopiëren, te wijzigen, te verkopen, te verhuren, te sublicentiëren, te reverse-engineeren of op andere wijze te gebruiken buiten de overeengekomen doeleinden.

14.4. Content, logo’s, teksten, afbeeldingen en gegevens die door de organisatie worden aangeleverd, blijven eigendom van de organisatie of haar rechthebbenden.

Artikel 15 – Aansprakelijkheid

15.1. 4planning levert de diensten met de zorgvuldigheid die van een professionele dienstverlener mag worden verwacht.

15.2. 4planning is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuist gebruik van de diensten, foutieve instellingen, onjuiste gegevens, handelen van gebruikers of beslissingen van de organisatie.

15.3. De aansprakelijkheid van 4planning is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat de organisatie in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan 4planning heeft betaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

15.4. 4planning is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens, bedrijfsstagnatie of schade door aanspraken van derden.

15.5. De beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van 4planning.

Artikel 16 – Vrijwaring

16.1. De organisatie vrijwaart 4planning tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van 4planning door de organisatie of haar gebruikers.

16.2. Deze vrijwaring geldt onder meer voor aanspraken die verband houden met onrechtmatige content, onjuiste gegevens, privacyklachten, schending van rechten van derden of het niet naleven van deze voorwaarden.

Artikel 17 – Overmacht

17.1. 4planning is niet verplicht tot nakoming van haar verplichtingen indien zij daartoe wordt verhinderd door overmacht.

17.2. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen in internetverbindingen, hostingproblemen, stroomstoringen, cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, storingen bij derden, overheidsmaatregelen, oorlog, brand, natuurrampen, arbeidsconflicten en andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van 4planning.

17.3. Indien de overmachtsituatie langer dan dertig dagen voortduurt, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder recht op schadevergoeding.

Artikel 18 – Wijziging van de voorwaarden

18.1. 4planning mag deze algemene voorwaarden wijzigen.

18.2. Wijzigingen worden via de website, per e-mail of via de app bekendgemaakt.

18.3. Indien de organisatie niet binnen veertien dagen na bekendmaking bezwaar maakt, wordt zij geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben aanvaard.

18.4. Indien de organisatie niet akkoord gaat met een wezenlijke wijziging, mag zij de overeenkomst beëindigen tegen de datum waarop de gewijzigde voorwaarden ingaan, tenzij de wijziging noodzakelijk is vanwege wetgeving, veiligheid of technische redenen.

Artikel 19 – Toepasselijk recht en geschillen

19.1. Op alle overeenkomsten, diensten en rechtsverhoudingen tussen 4planning en de organisatie is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

19.2. Partijen zullen proberen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.

19.3. Indien een geschil niet in overleg kan worden opgelost, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar 4planning is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Artikel 20 – Slotbepalingen

20.1. Deze voorwaarden vormen samen met de overeenkomst, offerte en eventuele aanvullende afspraken de afspraken tussen 4planning en de organisatie.

20.2. In situaties waarin deze voorwaarden niet voorzien, zal 4planning handelen naar redelijkheid, billijkheid en gebruikelijke handelspraktijken.

20.3. Voor vragen over deze voorwaarden kan contact worden opgenomen via info@4planning.nl.

Datum van inwerkingtreding: 01-01-2025