Privacy en bescherming van gegevens bij 4planning.nl

Versie 1.1 — geldig vanaf 26 september 2026. De vorige versie is op te vragen via info@4planning.nl.

Deze verklaring beschrijft wat 4planning met persoonsgegevens doet. Wij hebben geprobeerd op te schrijven wat de software werkelijk doet, niet wat mooi staat. Waar een bewaartermijn nog ruimer is dan wij zelf willen, staat dat er ook.

1. Wie wij zijn

4planning is een product van:

• 4Software B.V.
• Hakkesstraat 32, 5916 PX Venlo, Nederland
• KvK 96265531 · btw NL867537413B01
• E-mail: info@4planning.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; daar zijn wij als onderneming van deze omvang niet toe verplicht. Vragen over privacy komen binnen op het adres hierboven.

2. Twee rollen — en waarom dat verschil uitmaakt

4planning is software die verenigingen, clubs en bedrijven gebruiken om hun eigen leden en klanten te beheren. Daardoor hebben wij twee verschillende rollen, en het hangt van de gegevens af welke van de twee geldt. Dat bepaalt bij wie je moet zijn.

In de praktijk: wil je weten welke gegevens jouw vereniging over je bijhoudt, of wil je die laten corrigeren of wissen, neem dan contact op met die vereniging. Gaat het over je account, je inloggegevens of een betaling die je aan ons deed, dan zijn wij aan zet.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

4. Wie jouw gegevens van ons ontvangen

Wij verkopen niets door en wij doen niet aan advertentieprofielen. De partijen hieronder hebben wij nodig om de dienst te leveren. Achter elk staat waar zij gevestigd zijn, want dat bepaalt of er gegevens buiten de Europese Economische Ruimte gaan.

Daarnaast geven wij gegevens aan een toezichthouder, de Belastingdienst of politie en justitie als de wet ons daartoe verplicht.

De actuele lijst met subverwerkers, inclusief de datum van de laatste wijziging, staat op 4planning.nl/juridisch/subverwerkers.

4a. Waar wij je gegevens vandaan hebben

Meestal van jezelf: je vult ze in bij het aanmaken van je account of in je profiel. Word je door een bestuur of beheerder uitgenodigd, dan komen je naam en e-mailadres van die organisatie — die heeft ze uit haar eigen ledenadministratie. Gebruikt je vereniging de Sportlink-koppeling, dan komen je gegevens uit dat systeem.

4b. Geen besluiten door een computer

Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen — er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG. Ook onze AI-functies doen dat niet; die maken concepten die een mens beoordeelt.

5. Doorgifte buiten Europa

Een aantal partijen hierboven is in de Verenigde Staten gevestigd. Die doorgifte baseren wij op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (standard contractual clauses), aangevuld met de afspraken die deze leveranciers in hun eigen verwerkersovereenkomsten maken. Waar een leverancier onder het EU-US Data Privacy Framework is gecertificeerd, steunen wij daar mede op.

Wil je de modelcontractbepalingen inzien die wij met een bepaalde partij hebben gesloten, dan sturen wij je op verzoek een kopie. Mail daarvoor info@4planning.nl.

Wij zeggen er eerlijk bij dat dit een keuze met een beperking is: voor pushmeldingen, voor spraakherkenning en voor de AI-assistent bestaat op dit moment geen volwaardig Europees alternatief dat wij kunnen gebruiken. Een organisatie die dat niet wil, kan de AI-functies volledig uitzetten (hoofdstuk 8) en hoeft de narrowcasting- en Sportlink-koppelingen niet aan te zetten.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Hieronder staat wat er nu daadwerkelijk gebeurt.

7. De apps voor iPhone en Android

De 4planning-apps tonen dezelfde website in een app-venster. Wat zij extra doen:

• Pushmeldingen. Bij het eerste gebruik vraagt je telefoon om toestemming. Geef je die, dan bewaren wij een pushtoken: een code waarmee wij een melding naar dat toestel kunnen sturen. Log je met een ander account in op hetzelfde toestel, dan gaat het token mee naar dat account. Bij uitloggen of accountverwijdering wordt het gewist.
• Toestelbeveiliging. Zet je de app op slot met Face ID, Touch ID of je pincode, dan blijft die controle op je toestel. Wij krijgen je vingerafdruk of gezicht niet te zien en slaan er niets van op.
• Agenda. Zet je agendasynchronisatie aan, dan schrijft de app afspraken in een agenda die jouw telefoon beheert. Dat gebeurt op het toestel zelf.
• Licht of donker. De app geeft door of je telefoon op de donkere weergave staat, zodat de schermen meekleuren. Dat is één woord — dark of light — en verder niets.

8. Kunstmatige intelligentie

Er zitten AI-functies in 4planning. Wat die precies doen, welke gegevens ze versturen en hoe je ze uitzet, staat uitgebreid op onze AI-pagina. In het kort:

• Planny, de assistent, stuurt je vraag naar Anthropic in de Verenigde Staten, samen met de gegevens die nodig zijn om hem te beantwoorden.
• Spraaknotities gaan als audiobestand naar OpenAI.
• Beide leveranciers gebruiken onze gegevens niet om hun modellen te trainen. Dat is contractueel vastgelegd.
• Een AI-functie neemt nooit zelfstandig een besluit over een persoon en verstuurt nooit uit zichzelf een e-mail of melding.
• Een organisatie kan alle AI-functies in één keer uitzetten via Instellingen. Dan gaat er niets meer naar Anthropic of OpenAI.

9. Cookies en opslag in je browser

Wat er precies wordt opgeslagen, staat in onze cookie- en opslagverklaring. Kort gezegd gebruikt de ingelogde app alleen wat strikt nodig is: een sessiecookie om je ingelogd te houden, een cookie voor je taal en weergave, en wat lokale opslag om een half getypt bericht niet kwijt te raken. Daar is geen toestemming voor nodig, en er zit geen tracker in.

Op onze marketingsite ligt dat anders: daar staan wel meetinstrumenten. Daarvoor vragen wij toestemming op die site.

10. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Zo maak je er gebruik van:

• Inzage en een kopie. Ga in de app naar Mijn account → Gegevens → Data exporteren. Je krijgt direct een bestand met je gegevens, met een leesmij waarin per onderdeel staat waarvoor het wordt gebruikt en hoe lang het bewaard blijft.
• Correctie. Het meeste pas je zelf aan in Mijn account. Wat daar niet staat, wijzigt je organisatie.
• Verwijderen. In de app via Mijn account → Account verwijderen. Kun je niet meer inloggen, of heb je de app al verwijderd, gebruik dan app.4planning.nl/verwijderverzoek. Wij voeren de verwijdering 7 dagen na je bevestiging uit. Je krijgt daarvan een mail met een link om het alsnog tegen te houden — dat beschermt je als iemand anders bij je mailbox kan.
• Bezwaar en beperking. Mail info@4planning.nl.

Wij reageren binnen een maand. Gaat je verzoek over gegevens waarvoor jouw organisatie verantwoordelijk is, dan sturen wij je door en laten wij dat weten.

Ben je het oneens met hoe wij met je verzoek omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wat wij doen om je gegevens te beschermen

Wachtwoorden staan gehasht met bcrypt. Chatberichten, IBAN-gegevens en gekoppelde inloggegevens staan versleuteld (AES-256). Back-ups zijn versleuteld. Er is tweestapsverificatie en ondersteuning voor passkeys, een limiet op het aantal inlogpogingen, en een logboek waarin staat wie wat deed. Privébestanden staan buiten de website en zijn alleen via een gecontroleerde route op te vragen. De volledige lijst met maatregelen staat in onze beveiligingsbijlage.

12. Wijzigingen

Wijzigen wij deze verklaring wezenlijk, dan laten wij dat in de app zien en mailen wij de beheerders van elke organisatie. Elke oude versie blijft op een eigen adres bereikbaar via info@4planning.nl, zodat je kunt nagaan wat er gold op het moment dat jij akkoord ging.