Versie 1.1 — geldig vanaf 26 september 2026.

In 4planning zitten functies die kunstmatige intelligentie gebruiken. Deze pagina legt uit welke dat zijn, wat er precies naar buiten gaat, wat de AI niet doet en hoe je hem uitzet. Wij schrijven dit niet omdat het moet — artikel 50 van de Europese AI-verordening vraagt alleen dat je weet dát je met een AI praat — maar omdat “er zit AI in” zonder verdere uitleg geen antwoord is op de vraag die een bestuurder eigenlijk stelt: waar gaan de gegevens van onze leden heen?

1. Welke functies AI gebruiken

2. Welke gegevens er naar de leverancier gaan

Alleen wat nodig is om de vraag te beantwoorden — maar wij zijn er duidelijk over dat dat soms persoonsgegevens zijn.

• Bij Planny: je vraag, welke pagina je open hebt staan met een paar feiten daarover (bijvoorbeeld de datum en de status van het evenement waar je naar kijkt), en de resultaten van wat de assistent voor je opzoekt. Dat laatste kan namen en e-mailadressen van leden bevatten — als je vraagt wie er zijn afgemeld, gaat die lijst mee.
• Bij een spraaknotitie: het audiobestand zelf. Daar staat de stem op van iedereen die in de kamer meepraat, niet alleen die van de opnemer. Dit is de functie waar je het zorgvuldigst mee moet zijn.
• Bij een concept: wat jij in het formulier hebt gezet plus de context van je omgeving, zoals de naam van de vereniging en het soort activiteit.

Vraag je Planny iets over contributie — bijvoorbeeld wie er nog niet betaald heeft — dan gaan bedragen en betaalstatus per genoemd lid mee. Dat is nodig om de vraag te kunnen beantwoorden, maar het is goed dat je het weet.

Wat er niet heen gaat: wachtwoorden, rekeningnummers en de inhoud van persoonlijke chatgesprekken tussen leden.

3. Wat de AI niet doet

Dit is minstens zo belangrijk als wat hij wel doet.

• Geen besluiten over mensen. Geen enkele AI-functie beoordeelt, selecteert, rangschikt of weigert een persoon. Er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
• Niets gaat vanzelf de deur uit. De AI verstuurt uit zichzelf nooit een e-mail, een pushbericht of een uitnodiging. Alles wat hij maakt is een concept dat een mens eerst ziet en goedkeurt.
• Geen training op jullie gegevens. Anthropic en OpenAI mogen wat wij naar hen sturen niet gebruiken om hun modellen te trainen. Dat staat in onze overeenkomst met hen, niet in hun standaardvoorwaarden voor consumenten.
• Geen profielen. Wij bouwen met AI geen beeld op van individuele leden.

4. Antwoorden kunnen fout zijn

In de chat staat het er ook: antwoorden kunnen fouten bevatten, controleer belangrijke gegevens. Dat is geen juridische indekking maar een eigenschap van de techniek. Behandel wat Planny zegt als het werk van een behulpzame stagiair: bruikbaar als startpunt, niet als bron voor een bestuursbesluit, een incasso of een mededeling aan leden.

5. Bewaartermijnen

6. Opnemen: wat de wet van jou vraagt, niet van ons

Een gesprek opnemen waar meerdere mensen bij zijn, mag in Nederland als je zelf deelnemer bent. Maar de AVG vraagt méér zodra je die opname vastlegt en verwerkt in een systeem: de aanwezigen moeten weten dat het gebeurt.

Daarom vraagt 4planning je één keer te verklaren dat je toestemming hebt van de aanwezigen, en staat er bij elke opname een herinnering om het te melden. Wij kunnen dat niet voor je controleren — wij weten niet wie er in de kamer zat. Die verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie, en zo staat het ook in de verwerkersovereenkomst.

7. AI helemaal uitzetten

Een organisatie die dit niet wil, hoeft er niet omheen te werken. In Instellingen → Planny staat één schakelaar, AI-functies inschakelen, die alles in één keer uitzet: de assistent, de concepten, de indelingsvoorstellen en de spraakherkenning. Staat hij uit, dan verlaat er geen enkel gegeven het platform richting Anthropic of OpenAI, en verdwijnt het chatvenster uit beeld.

Dat is bewust één schakelaar op één plek en niet een reeks vinkjes per functie: een opt-out die je op negen plekken moet aanzetten is geen opt-out.

8. Wie waarvoor verantwoordelijk is

Voor de onderliggende modellen zijn Anthropic en OpenAI de aanbieders: zij bouwen ze en staan ervoor in. Maar Planny bieden wij onder onze eigen naam aan, en dat maakt 4Software B.V. voor Planny zelf een aanbieder in de zin van artikel 3, punt 3 van de AI-verordening — niet alleen een gebruiker ervan.

Dat is geen woordenspel. Het betekent dat de informatieplicht van artikel 50, lid 1 rechtstreeks op ons rust: wie met Planny praat moet weten dat hij met een AI praat. Vandaar dat die mededeling boven elk gesprek staat en niet uit te zetten is, ook niet door je organisatie.

Gebruikt jouw organisatie deze functies, dan heeft zij op grond van artikel 4 van de AI-verordening zelf een plicht om medewerkers voldoende AI-geletterd te maken. Deze pagina is geschreven zodat je hem daarvoor kunt gebruiken: hem doorsturen naar je bestuur of vrijwilligers mag en is de bedoeling.

9. Vragen

Mail info@4planning.nl. Wat er precies aan gegevens verwerkt wordt staat in de privacyverklaring; wie onze leveranciers zijn in het subverwerkersoverzicht.