Datenschutzerklärung

Versie 1.1 — geldig vanaf 26 september 2026. De vorige versie is op te vragen via info@4planning.nl.

Deze verklaring beschrijft wat 4planning met persoonsgegevens doet. Wij hebben geprobeerd op te schrijven wat de software werkelijk doet, niet wat mooi staat. Waar een bewaartermijn nog ruimer is dan wij zelf willen, staat dat er ook.

1. Wie wij zijn

4planning is een product van:

4Software B.V.
Hakkesstraat 32, 5916 PX Venlo, Nederland
KvK 96265531 · btw NL867537413B01
E-mail: info@4planning.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; daar zijn wij als onderneming van deze omvang niet toe verplicht. Vragen over privacy komen binnen op het adres hierboven.

2. Twee rollen — en waarom dat verschil uitmaakt

4planning is software die verenigingen, clubs en bedrijven gebruiken om hun eigen leden en klanten te beheren. Daardoor hebben wij twee verschillende rollen, en het hangt van de gegevens af welke van de twee geldt. Dat bepaalt bij wie je moet zijn.

Rol	Om welke gegevens gaat het	Bij wie moet je zijn
Wij zijn verwerker (de organisatie beslist, wij voeren uit)	Alles wat een organisatie in 4planning zet over haar leden: namen, adressen, aanwezigheid, contributie, groepen, foto’s, documenten, berichten.	De organisatie zelf. Zij bepaalt welke gegevens zij vastlegt en hoe lang. Wij mogen die gegevens niet voor onszelf gebruiken.
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke (wij beslissen)	Je 4planning-account zelf, onze facturatie aan de organisatie, de servicekosten die wij bij een ticketkoper in rekening brengen, de beveiliging van het platform, en geanonimiseerde statistieken over hoe het product gebruikt wordt.	Bij ons.

In de praktijk: wil je weten welke gegevens jouw vereniging over je bijhoudt, of wil je die laten corrigeren of wissen, neem dan contact op met die vereniging. Gaat het over je account, je inloggegevens of een betaling die je aan ons deed, dan zijn wij aan zet.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Gegevens	Waarvoor	Grondslag
Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen)	Je account laten bestaan en je laten inloggen	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Telefoonnummer, adres, geboortedatum, profielfoto	Je profiel binnen je organisatie	Wij zijn hier verwerker; de organisatie bepaalt de grondslag
Allergien und Ernährungsbedürfnisse	Rekening houden met wat je eet bij een activiteit	Bijzonder persoonsgegeven (art. 9) — de organisatie vraagt hiervoor toestemming
Ziekte- en verlofregistratie in de urenmodule	Bijhouden waarom er niet is gewerkt	Bijzonder persoonsgegeven (art. 9), want het zegt iets over je gezondheid — de organisatie is hiervoor verantwoordelijk
Gewerkte uren en uurtarief, puntensaldi, waar je ticket is gescand, telefoonnummer van gasten, ouder-kindrelaties	De functies waar ze bij horen: urenregistratie, puntensysteem, toegangscontrole, gastenlijsten en gezinsaccounts	Wij zijn hier verwerker
Aanwezigheid, aanmeldingen, antwoorden op vragen	De organisatie laten zien wie er komt	Wij zijn verwerker
Betaalgegevens (bedrag, status, betaalmethode, Mollie-referentie)	Een betaling verwerken en verantwoorden	Overeenkomst + wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub b en c)
SEPA-machtiging bij contributie-incasso	Contributie kunnen innen	Overeenkomst. Je IBAN slaan wij niet op — die staat bij Mollie. Wij bewaren alleen de laatste vier cijfers, zodat je kunt zien van welke rekening wordt afgeschreven
Chatberichten (versleuteld opgeslagen)	Onderling contact tussen leden	Wij zijn verwerker
Inlogpogingen, IP-adres, browsergegevens, logboekregels	Misbruik herkennen en kunnen nagaan wie wat deed	Gerechtvaardigd belang: beveiliging (art. 6 lid 1 sub f, en art. 32 verplicht ons hiertoe)
Pushtoken van je telefoon	Meldingen naar je toestel sturen	Uitvoering van de overeenkomst; je kunt meldingen per soort uitzetten
Je vragen aan Planny en de antwoorden	De AI-assistent laten werken, en kosten en misbruik bewaken	Overeenkomst + gerechtvaardigd belang. Zie hoofdstuk 8
Audio-opnames en transcripten	Een vergadering omzetten naar tekst	De organisatie is verantwoordelijk voor het informeren van de aanwezigen. Zie hoofdstuk 8
Gebruiksstatistieken op omgevingsniveau	Weten welke functies gebruikt worden en het product verbeteren	Gerechtvaardigd belang; niet herleidbaar tot een persoon

4. Wie jouw gegevens van ons ontvangen

Wij verkopen niets door en wij doen niet aan advertentieprofielen. De partijen hieronder hebben wij nodig om de dienst te leveren. Achter elk staat waar zij gevestigd zijn, want dat bepaalt of er gegevens buiten de Europese Economische Ruimte gaan.

Partij	Waarvoor	Wat er heen gaat	Waar
Hetzner	Hosting, opslag van documenten, back-ups	Alle gegevens in 4planning	Duitsland / Finland
Mollie	Betalingen en incasso	Naam, e-mail, betaalgegevens, SEPA-mandaat	Nederland
MailerSend	Verzenden van e-mail	Ontvanger en de volledige inhoud van de mail, inclusief bijlagen zoals tickets	EU/VS
Google (Firebase Cloud Messaging)	Pushmeldingen naar je telefoon	Pushtoken en de tekst van de melding. Een chatbericht wordt vlak vóór verzending ontsleuteld	Verenigde Staten
Anthropic	De AI-assistent Planny	Je vraag, de context van de pagina waar je op staat, en gegevens die de assistent voor je opzoekt — daaronder namen en e-mailadressen van leden	Verenigde Staten
OpenAI	Spraak omzetten naar tekst	Het audiobestand zelf — dus de stem van iedereen die meepraat	Verenigde Staten
Google Sign-In / Apple Sign in	Inloggen met je Google- of Apple-account	Je accountidentificatie en e-mailadres	Verenigde Staten
Google reCAPTCHA	Robots weren bij inloggen en registreren	Je IP-adres en gedrag op de pagina	Verenigde Staten
Google Brieftasche / Apple Brieftasche	Een ticket in je telefoonportemonnee zetten	De naam op het ticket	Verenigde Staten
Google Ads	Meten of een advertentie tot een aanmelding leidde — alleen op onze marketingsite en het aanmeldscherm, niet in de app	Conversiegebeurtenis	Verenigde Staten
Mailchimp	Nieuwsbrief aan beheerders van organisaties	Voornaam, achternaam, e-mailadres en of iemand beheerder is	Verenigde Staten
Sportverbindung	Ledengegevens en wedstrijden synchroniseren, als je vereniging dat aanzet	Inkomend: namen en relatiecodes. Uitgaand alleen een clubidentificatie	Nederland
PDOK / Kadaster	Adressen op de kaart tonen in de zakelijke module	Het klantadres	Nederland
CARTO	Kaartachtergrond	IP-adres van de kijker en het kaartgebied	Verenigde Staten
Adobe Fonts (Typekit)	Lettertype op de inlogpagina’s	IP-adres en browsergegevens van de bezoeker	Verenigde Staten
we4media	Narrowcasting-schermen in een clubhuis, als je vereniging dat gebruikt	Ledennamen en puntensaldi in de schermfeed	Nederland

Daarnaast geven wij gegevens aan een toezichthouder, de Belastingdienst of politie en justitie als de wet ons daartoe verplicht.

De actuele lijst met subverwerkers, inclusief de datum van de laatste wijziging, staat op 4planning.nl/juridisch/subverwerkers.

4a. Waar wij je gegevens vandaan hebben

Meestal van jezelf: je vult ze in bij het aanmaken van je account of in je profiel. Word je door een bestuur of beheerder uitgenodigd, dan komen je naam en e-mailadres van die organisatie — die heeft ze uit haar eigen ledenadministratie. Gebruikt je vereniging de Sportlink-koppeling, dan komen je gegevens uit dat systeem.

4b. Geen besluiten door een computer

Wij nemen geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen — er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG. Ook onze AI-functies doen dat niet; die maken concepten die een mens beoordeelt.

5. Doorgifte buiten Europa

Een aantal partijen hierboven is in de Verenigde Staten gevestigd. Die doorgifte baseren wij op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (standard contractual clauses), aangevuld met de afspraken die deze leveranciers in hun eigen verwerkersovereenkomsten maken. Waar een leverancier onder het EU-US Data Privacy Framework is gecertificeerd, steunen wij daar mede op.

Wil je de modelcontractbepalingen inzien die wij met een bepaalde partij hebben gesloten, dan sturen wij je op verzoek een kopie. Mail daarvoor info@4planning.nl.

Wij zeggen er eerlijk bij dat dit een keuze met een beperking is: voor pushmeldingen, voor spraakherkenning en voor de AI-assistent bestaat op dit moment geen volwaardig Europees alternatief dat wij kunnen gebruiken. Een organisatie die dat niet wil, kan de AI-functies volledig uitzetten (hoofdstuk 8) en hoeft de narrowcasting- en Sportlink-koppelingen niet aan te zetten.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Hieronder staat wat er nu daadwerkelijk gebeurt.

Gegevens	Bewaartermijn
Je account en profiel	Zolang je account bestaat. Verwijder je het, dan worden naam, e-mail, telefoon, adres, geboortedatum en foto gewist
Betalingen, contributie, ticket- en shopbestellingen, facturen	7 jaar — wettelijke bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen)
Meldingen in de app	6 maanden
Inlogpogingen en prestatiemetingen	30 dagen
Wachtwoordherstel-links	7 dagen
Audio van een spraakopname	Standaard 30 dagen; de organisatie kan dit per sjabloon korter of langer zetten
Het transcript van een opname	Tot de organisatie of de maker het verwijdert — er loopt geen automatische termijn
Chatberichten	Tot je je account verwijdert. Er is geen automatische opschoning
Je gesprekken met Planny	90 dagen. Daarna wordt de inhoud van je vraag en het antwoord gewist; alleen het verbruik blijft staan voor onze kostenstatistiek
Beveiligingslogboek, inclusief IP-adres	Onbeperkt. Wij zijn bezig hier een termijn op te zetten; tot die tijd staat het hier zoals het is
Back-ups van de database	Maximaal 60 dagen

7. De apps voor iPhone en Android

De 4planning-apps tonen dezelfde website in een app-venster. Wat zij extra doen:

Pushmeldingen. Bij het eerste gebruik vraagt je telefoon om toestemming. Geef je die, dan bewaren wij een pushtoken: een code waarmee wij een melding naar dat toestel kunnen sturen. Log je met een ander account in op hetzelfde toestel, dan gaat het token mee naar dat account. Bij uitloggen of accountverwijdering wordt het gewist.
Toestelbeveiliging. Zet je de app op slot met Face ID, Touch ID of je pincode, dan blijft die controle op je toestel. Wij krijgen je vingerafdruk of gezicht niet te zien en slaan er niets van op.
Agenda. Zet je agendasynchronisatie aan, dan schrijft de app afspraken in een agenda die jouw telefoon beheert. Dat gebeurt op het toestel zelf.
Licht of donker. De app geeft door of je telefoon op de donkere weergave staat, zodat de schermen meekleuren. Dat is één woord — dark von light — en verder niets.

8. Kunstmatige intelligentie

Er zitten AI-functies in 4planning. Wat die precies doen, welke gegevens ze versturen en hoe je ze uitzet, staat uitgebreid op onze AI-pagina. In het kort:

Planny, de assistent, stuurt je vraag naar Anthropic in de Verenigde Staten, samen met de gegevens die nodig zijn om hem te beantwoorden.
Spraaknotities gaan als audiobestand naar OpenAI.
Beide leveranciers gebruiken onze gegevens niet om hun modellen te trainen. Dat is contractueel vastgelegd.
Een AI-functie neemt nooit zelfstandig een besluit over een persoon en verstuurt nooit uit zichzelf een e-mail of melding.
Een organisatie kan alle AI-functies in één keer uitzetten via Instellingen. Dan gaat er niets meer naar Anthropic of OpenAI.

9. Cookies en opslag in je browser

Wat er precies wordt opgeslagen, staat in onze cookie- en opslagverklaring. Kort gezegd gebruikt de ingelogde app alleen wat strikt nodig is: een sessiecookie om je ingelogd te houden, een cookie voor je taal en weergave, en wat lokale opslag om een half getypt bericht niet kwijt te raken. Daar is geen toestemming voor nodig, en er zit geen tracker in.

Op onze marketingsite ligt dat anders: daar staan wel meetinstrumenten. Daarvoor vragen wij toestemming op die site.

10. Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Zo maak je er gebruik van:

Inzage en een kopie. Ga in de app naar Mijn account → Gegevens → Data exporteren. Je krijgt direct een bestand met je gegevens, met een leesmij waarin per onderdeel staat waarvoor het wordt gebruikt en hoe lang het bewaard blijft.
Correctie. Het meeste pas je zelf aan in Mijn account. Wat daar niet staat, wijzigt je organisatie.
Verwijderen. In de app via Mijn account → Account verwijderen. Kun je niet meer inloggen, of heb je de app al verwijderd, gebruik dan app.4planning.nl/verwijderverzoek. Wij voeren de verwijdering 7 dagen na je bevestiging uit. Je krijgt daarvan een mail met een link om het alsnog tegen te houden — dat beschermt je als iemand anders bij je mailbox kan.
Bezwaar en beperking. Mail info@4planning.nl.

Wij reageren binnen een maand. Gaat je verzoek over gegevens waarvoor jouw organisatie verantwoordelijk is, dan sturen wij je door en laten wij dat weten.

Ben je het oneens met hoe wij met je verzoek omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wat wij doen om je gegevens te beschermen

Wachtwoorden staan gehasht met bcrypt. Chatberichten, IBAN-gegevens en gekoppelde inloggegevens staan versleuteld (AES-256). Back-ups zijn versleuteld. Er is tweestapsverificatie en ondersteuning voor passkeys, een limiet op het aantal inlogpogingen, en een logboek waarin staat wie wat deed. Privébestanden staan buiten de website en zijn alleen via een gecontroleerde route op te vragen. De volledige lijst met maatregelen staat in onze beveiligingsbijlage.

12. Wijzigingen

Wijzigen wij deze verklaring wezenlijk, dan laten wij dat in de app zien en mailen wij de beheerders van elke organisatie. Elke oude versie blijft op een eigen adres bereikbaar via info@4planning.nl, zodat je kunt nagaan wat er gold op het moment dat jij akkoord ging.