Contributie innen bij een vereniging: zo krijg je het rond

Het is half februari en de penningmeester zit met een spreadsheet, een bankafschrift en een lijst van veertien leden die nog niet betaald hebben. Sommigen zijn het vergeten, twee zijn verhuisd en bij één is de incasso teruggeboekt zonder dat iemand weet waarom.

Contributie innen bij een vereniging is zelden ingewikkeld werk. Het is veel klein werk, en dat stapelt zich op.

Wat betekent contributie innen precies?

Contributie innen is het proces waarbij een vereniging periodiek een bedrag bij haar leden in rekening brengt, dat bedrag ontvangt en bijhoudt wie wel en niet heeft betaald.

Dat proces valt uiteen in vier stappen die je los van elkaar kunt regelen: bepalen wat elke groep leden betaalt, dat bedrag opvragen, de betaling ontvangen en achteraf natrekken wie is achtergebleven.

De eerste stap kost eenmalig nadenken. De vierde stap kost elk jaar opnieuw tijd, en daar valt de meeste winst te halen.

Welke betaalmethode past bij jouw vereniging?

Er zijn er drie, en ze verschillen vooral in hoeveel werk ze de penningmeester kosten.

Automatische incasso vraagt eenmalig een machtiging van het lid. Daarna gaat het bedrag er vanzelf af, met een vooraankondiging vooraf zodat niemand verrast wordt. Dit is de rustigste vorm: je regelt het één keer en daarna doet het zichzelf.

Betalen via iDEAL vraagt bij elke termijn een handeling van het lid. Dat past bij verenigingen waar mensen liever zelf op het knopje drukken, of bij een contributie die per jaar verschilt.

Bankoverschrijving laat het lid zelf overmaken en de penningmeester handmatig afvinken. Het is de meest vertrouwde vorm en tegelijk de bewerkelijkste.

In de praktijk kiezen de meeste verenigingen niet één methode maar staan ze er twee toe. De verschillen tussen de betaalmethodes staan per methode uitgeschreven.

Hoe zorg je dat je niet elk jaar opnieuw begint?

De meeste tijd gaat niet naar het innen maar naar het opnieuw instellen. Wie elk seizoen een verse lijst maakt, doet werk dat vorig jaar ook al gedaan is.

De oplossing is om het bedrag los te koppelen van het lid. Je legt vast wat een groep betaalt en hoe vaak, en koppelt daar leden aan. Verandert het tarief, dan pas je dat op één plek aan en niet bij tweehonderd mensen. Komt er een nieuw lid bij, dan hangt het aan dezelfde afspraak als de rest van zijn groep.

In 4planning heet dat eerste een contributieplan en het tweede een abonnement. Het aanmaken van een contributieplan is eenmalig werk waar je jaren op teert.

Wat doe je met leden die niet betalen?

Dit is het deel waar penningmeesters op afhaken, en het is te ondervangen door het niet persoonlijk te maken.

Een betaalherinnering is geen aanmaning. Het is een berichtje dat iets is blijven liggen, en het werkt het best als het snel komt en zonder toon. Kun je herinneringen in bulk versturen, dan is de hele achterstandslijst in één handeling afgehandeld in plaats van veertien losse appjes.

Mislukte incasso's en terugboekingen horen zichtbaar te zijn op één plek, met de reden erbij. Zo zie je meteen of het om een verhuizing gaat of om een leeg saldo, en dat scheelt de helft van het uitzoekwerk. Een mislukte incasso afhandelen is dan een kwestie van opnieuw aanbieden of overstappen op een andere methode.

Hoe houd je zicht op wat er binnenkomt?

Geïnd is niet hetzelfde als ontvangen. Tussen het moment dat een lid betaalt en het moment dat het geld op de rekening van de vereniging staat, zit tijd.

Een financieel overzicht laat daarom twee dingen zien: wat er is geïnd maar nog niet uitbetaald, en welke uitbetalingen al zijn gedaan. Voor de kascommissie is dat tweede lijstje het belangrijkst, want dat is wat je naast het bankafschrift legt. Zo werkt het financieel overzicht.

Wanneer je dit beter niet automatiseert

Niet elke vereniging wint met een geautomatiseerde inning, en het is eerlijker dat hier te zeggen dan achteraf.

Heb je minder dan dertig leden en betaalt iedereen trouw in januari, dan lost software een probleem op dat je niet hebt. Een spreadsheet en een bankafschrift volstaan.

Wisselt je contributie per lid sterk, bijvoorbeeld omdat iedereen een eigen afspraak heeft, dan kost het inrichten meer tijd dan het oplevert zolang die afspraken niet in groepen te vatten zijn.

Is je vereniging net begonnen en weet je nog niet hoe je seizoen eruitziet, wacht dan. Je legt anders een structuur vast die je binnen een jaar weer omgooit.

En zit je midden in een boekjaar, begin dan bij de volgende termijn en niet halverwege. Twee systemen naast elkaar is precies het werk dat je wilde vermijden.

Voor verenigingen die wél in groepen te vatten zijn, geldt het omgekeerde: hoe meer leden, hoe groter het verschil. Bij tweehonderd leden is handmatig afvinken een avond werk per termijn.

Veelgestelde vragen

Wat kost het innen van contributie?

Bij automatische incasso en iDEAL rekent 4planning € 1,00 servicekosten per betaling. Bankoverschrijving is de enige methode zonder servicekosten. De pakketprijzen staan op de prijzenpagina.

Hoe lang van tevoren moet je een incasso aankondigen?

Een vooraankondiging gaat ongeveer veertien dagen voor de afschrijving naar het lid, zodat er tijd is om te reageren of te zorgen voor saldo.

Moet elk lid apart een machtiging tekenen?

Ja, maar één keer. Daarna gelden alle volgende termijnen onder diezelfde machtiging.

Kunnen ouders de contributie van hun kind betalen?

Ja. Een ouder krijgt een eigen tabblad waarin de contributie van het kind betaald wordt en waarin het kind aangemeld en afgemeld kan worden. Alle berichten over het kind gaan naar de ouder.

Wat gebeurt er bij een terugboeking?

Een terugboeking wordt stap voor stap met een volgende uitbetaling verrekend en nooit teruggevorderd van de vereniging.

Kun je meerdere termijnen per jaar aanbieden?

Ja. Je legt in het plan vast hoe vaak er wordt geïnd, bijvoorbeeld per jaar, per half jaar of per kwartaal.

—

Zet de contributie van dit seizoen één keer goed neer, dan loopt de rest van het jaar vanzelf. Bekijk hoe contributie en betalingen werken.