Je vrijwilligers moeiteloos ingedeeld met Taken bij een evenement

Een groot evenement is zelden één klus. Er wordt 's ochtends opgebouwd, tijdens de dag moet er iemand achter de bar en bij de kassa staan, en 's avonds moet alles weer weg. Dat past niet in één lijst, en al helemaal niet in een groepsapp waarin niemand meer weet wie nou de tent zou halen. Vanaf nu verdeel je het werk gewoon in 4planning: fases, taken en de vrijwilligers erbij. Iedereen ziet wat er van hem verwacht wordt, en jij ziet in één oogopslag wat er nog open staat.

Dit kun je ermee:
Het werk in fases waar iedereen mee bekend is: Elk evenement begint met opbouw, tijdens het evenement en afbouw. Heb je meer nodig — schoonmaak, afrekenen, EHBO — dan maak je die er zo bij, met een eigen naam en icoon. Werk je altijd op dezelfde manier? Stel je vaste indeling dan één keer in, en elk nieuw evenement begint er automatisch mee.
Zelf indelen óf mensen zich laten aanmelden: Zet per taak neer hoeveel mensen je nodig hebt en kies ze meteen uit je ledenlijst. Liever niet zelf puzzelen? Zet de taak dan open, dan melden je leden zich met één tik aan met "Ik doe dit" — tot het aantal vol is, daarna sluit de taak zichzelf.
In één oogopslag zien hoe het ervoor staat: Per fase zie je hoeveel plekken er gevuld zijn, en per taak wie het doet, mét foto. De kleur van een regel doet de rest: oranje betekent dat het vandaag aan de beurt is, rood dat de dag voorbij is en het nog niet gedaan is, en groen dat het klaar is. Wie zijn taak af heeft, vinkt hem zelf af.
Niemand vergeet zijn taak: Zet je iemand op een taak, dan krijgt die persoon meteen bericht. En een dag van tevoren volgt automatisch een herinnering — met de tijd, de plek en wat er precies moet gebeuren. Wil iemand die berichten liever niet? Dan zet hij ze zelf uit bij zijn meldingen.
Ook terug te vinden op je planbord: Werk je als bestuur al met het planbord, dan verschijnt elk evenement daar als een eigen bord met de fases als kolommen. Zo houd je de voorbereiding op dezelfde plek bij als al je andere werk.

Of je nu een schuttersfeest, een toernooi of een clubdag organiseert: je hoeft geen losse lijstjes en appgroepen meer bij te houden om te weten of de opbouw rond is. Het staat waar het evenement zelf ook staat, en iedereen die meehelpt ziet precies hetzelfde.

Wil je weten hoe je fases klaarzet en je vrijwilligers indeelt? Bekijk dan de stap-voor-stap uitleg in onze kennisbank: Taken bij een evenement.