Documenten

Alle documenten op één plek, gedeeld met de juiste leden.

Notulen, draaiboeken, contracten en beleidsstukken staan in mappen die het bestuur zelf indeelt. Per map bepaal je welke groep of welk lid erbij mag, en met een openbare link bereik je ook mensen zonder account.

Sinds 2016 gebruikt door meer dan 200 organisaties.

Alles wat je nodig hebt voor documentbeheer

Documenten horen bij de vereniging, niet bij de laptop van één bestuurslid. In 4planning staan ze in mappen met rechten per groep of per lid. Zo vindt elke commissie de eigen stukken terug en blijft gevoelige informatie beperkt tot de mensen die ermee werken. Leden openen alles in de app of in de browser.

Senn Friesen
Relatiemanager

Van draaiboek tot beleidsstuk, altijd terug te vinden

Van de notulen van de laatste ledenvergadering tot het draaiboek van het zomerfeest: alles krijgt een vaste plek. Je bepaalt per map wie er binnenkomt, deelt een map desgewenst openbaar, en houdt zo overzicht zonder losse mailtjes met bijlagen.

Mappen per onderwerp

Elke soort informatie krijgt een eigen map, van bestuursstukken tot het draaiboek van een commissie. Leden zien direct waar ze moeten zijn.

Toegang per groep

Geef een groep toegang tot een map en de hele commissie of het hele team kan erbij. Nieuwe leden van die groep hoeven niets aan te vragen.

Toegang per lid

Hoort een stuk maar bij een paar mensen, dan geef je de toegang per lid. De rest van de vereniging ziet de map niet staan.

Openbaar delen

Deel een map via een openbare link, zodat een sponsor, partner of deelnemer de bestanden bekijkt zonder een account nodig te hebben.

In app en browser

Documenten staan in dezelfde app als de agenda en het nieuws. Op de telefoon en in de browser werkt alles hetzelfde, dus zoeken hoeft nooit lang.

Veilig opgeslagen

De bestanden staan op Europese servers, versleuteld opgeslagen, met elke dag een back-up. De gegevens blijven eigendom van de vereniging.

Vraag het Planny

Vraag Planny naar het document dat je zoekt en de AI-assistent haalt het erbij, binnen de mappen waar je zelf toegang toe hebt.

In eigen huisstijl

De omgeving draagt het logo, de kleuren en het lettertype van de vereniging. Een lid dat een document opent, herkent meteen de eigen club.

Deel stukken met de juiste groepen en commissies

Een commissie werkt aan andere stukken dan het bestuur, en een team heeft weer eigen informatie nodig. Daarom stel je de toegang in per groep of per lid. De leden van die groep vinden de map meteen terug in de app, zonder dat iemand bestanden hoeft door te sturen. Zo komt vertrouwelijke informatie alleen terecht bij de mensen die er iets mee doen.

Deel een map ook buiten de vereniging

Niet iedereen die een document nodig heeft, is lid van de vereniging. Een sponsor wil de afspraken nalezen, een deelnemer zoekt het reglement en een externe partner heeft het draaiboek nodig. Deel de map dan via een openbare link. Iedereen die de link krijgt, bekijkt of downloadt de bestanden meteen, zonder account en zonder wachtwoord.

Je bestanden staan veilig en altijd binnen handbereik

De bestanden staan op Europese servers in een ISO 27001-gecertificeerde hostingomgeving, versleuteld opgeslagen en elke dag voorzien van een back-up. De gegevens blijven eigendom van de vereniging. Leden openen de documenten in de app op iOS en Android of gewoon in de browser, met dezelfde mappen en dezelfde rechten. Meer daarover staat op de pagina over veiligheid.

Start vandaag nog
met 4planning!

Maak geheel vrijblijvend je eigen app aan en start direct met het efficiënter inrichten van je organisatie!

4planning, sinds 2016.

Al sinds 2016 helpt 4planning organisaties om leden, processen en communicatie slimmer te beheren. Vanuit jarenlange praktijkervaring blijven we het platform continu verbeteren en uitbreiden.

Overstappen? Zo geregeld!

Stap eenvoudig over naar 4planning. Importeer je bestaande ledengegevens en richt je app eenvoudig in, zodat je direct verder kunt werken zonder alles handmatig opnieuw op te bouwen.

We helpen je graag!

Veelgestelde vragen

Wie kan een document zien?

Dat bepaal je zelf per map. Geef toegang aan een groep, bijvoorbeeld een commissie of een team, of aan losse leden. Wie geen toegang heeft, ziet de map niet in het overzicht. Zo staan bestuursstukken, teamafspraken en algemene reglementen naast elkaar zonder dat iedereen alles ziet.

Kan iemand zonder account een document bekijken?

Ja. Zet een openbare deellink op de map, dan bekijkt of downloadt iedereen met die link de bestanden zonder in te loggen. Dat is handig voor sponsoren, partners en deelnemers die geen lid zijn van de vereniging en dus geen account in de omgeving hebben.

Hoeveel opslagruimte is er voor documenten?

De opslagruimte hoort bij het pakket: 5 GB bij Plus, 20 GB bij Pro, 25 GB bij Business Start en 50 GB bij Business Pro. Documenten, foto’s en bijlagen tellen samen mee. Op de prijzenpagina staan de pakketten naast elkaar, inclusief de proefperiode van drie maanden.

Kunnen leden documenten op hun telefoon openen?

Ja. De app voor iOS en Android en de browserversie hebben dezelfde functies, dus een lid opent een reglement onderweg net zo makkelijk als achter de computer. De rechten gelden overal hetzelfde: wie in de app geen toegang heeft tot een map, ziet die map ook in de browser niet.

Hoe veilig staan de bestanden opgeslagen?

De bestanden staan op Europese servers in een ISO 27001-gecertificeerde hostingomgeving, worden versleuteld opgeslagen en gaan elke dag mee in een back-up. De certificering geldt de hostingomgeving. De gegevens blijven eigendom van de vereniging en zijn te exporteren.

Kan Planny een document voor mij opzoeken?

Ja. Vraag de AI-assistent naar het document dat je zoekt en Planny haalt het erbij. Hij werkt alleen binnen de eigen omgeving en houdt zich aan jouw rechten, dus je krijgt nooit een bestand te zien uit een map waar je zelf geen toegang toe hebt.