Tickets scannen met de telefoon

Een uur voor aanvang staat de rij tot aan de parkeerplaats. Bij de deur staat een vrijwilliger met een geprinte lijst en een markeerstift, en achter hem iemand die zijn ticket al bij de kassa had laten zien. Tickets scannen is precies het stuk dat dan misgaat.

In 4planning beweegt het mee met de drukte. Bij een ledenavond volstaat één telefoon bij de deur. Bij een groot feest zet je meerdere ingangen tegelijk open en geef je helpers van buiten de club toegang tot alleen het scannen.

Tickets scannen bij meerdere ingangen tegelijk

Je maakt per evenement zoveel ticketscanners aan als je deuren hebt. Elke scanner krijgt een eigen naam, bijvoorbeeld Ingang, VIP of Backstage, en per scanner bepaal je welke tickettypes daar geldig zijn. Een scanner zonder toegewezen tickettypes kun je niet aanmaken, dus er staat nooit per ongeluk een deur open.

Dat is het verschil tussen een lijst en een deurbeleid. Wie met een gewoon ticket bij de ingang voor de artiesten aankomt, wordt daar geweigerd zonder dat de vrijwilliger hoeft te weten wie er wel en niet naar binnen mag. Hoeveel scanners je aanzet bepaal je zelf: bij een grote groep zet je er drie of vier naast elkaar aan dezelfde ingang, zodat de rij over meerdere telefoons wordt verdeeld. Duizenden tickets scannen vraagt daarmee geen ander systeem, alleen meer telefoons.

Zo maak je een ticketscanner aan

Tickets scannen via telefoon, zonder extra apparatuur

Er is geen aparte apparatuur nodig. De ticketscanner van 4planning draait in de browser op de telefoon van de vrijwilliger die toch al bij de deur staat, en gebruikt de camera om de QR-code te lezen.

Die vrijwilliger hoeft geen lid te zijn. Bij het aanmaken krijgt elke scanner automatisch een magic link met QR-code én een gebruikersnaam met wachtwoord; beide routes werken. De buurman die vanavond komt helpen krijgt daarmee toegang tot precies één ding, het scannen bij zijn deur, en niet tot de rest van de omgeving. Zet je de scanner na afloop op inactief, dan stopt een geopende scanner bij de eerstvolgende scan meteen.

Geldig, al gescand of geweigerd: wat de vrijwilliger ziet

Groen of rood, en de reden erbij. De scanner onderscheidt:

• Geldig: naar binnen.
• Al gescand: dit ticket is eerder binnengekomen.
• Verkeerd tickettype voor deze ingang.
• Niet betaald of geannuleerd, bijvoorbeeld na een terugboeking.
• Ongeldig of hoort bij een ander evenement.

Dat vierde geval verdient aandacht, want het is het geval dat je bij een papieren lijst nooit ziet: een ticket dat is terugbetaald of geannuleerd blijft er als afbeelding precies hetzelfde uitzien. En bij een dubbele scan wordt de tweede geweigerd, dus een doorgestuurde screenshot in de groepsapp komt één keer binnen en niet vier keer.

Als een ticket niet gescand kan worden

Bezoekersregistratie: zien wie er binnen is

In het evenement zie je per koper of die binnen is en hoe laat er gescand werd. Op de scanner zelf loopt een teller van het aantal scans, zodat de vrijwilliger bij de deur weet hoe zijn avond loopt.

Dat geeft je tijdens de avond het beeld waarop je besluit of de tweede bar open moet of de garderobe extra hulp nodig heeft, in plaats van dat je het achteraf uit de kassa-afrekening haalt.

Wat leg je vast over de toegangscontrole?

Elke scan wordt vastgelegd met tijdstip, resultaat, koper en de scanner waarmee gescand is. Per scanner bekijk je de laatste vijftig scans in een logboek.

Daarmee kun je achteraf nagaan hoe het bezoek over de avond verliep, en waar het verschil zit tussen verkochte en gescande tickets. Voor clubs die verantwoording afleggen aan een verhuurder of een vergunningverlener telt dat mee.

De ledenpas werkt op dezelfde scanner

Leden hebben een digitale ledenpas met een eigen QR-code, en die lees je met precies dezelfde scanner. Heeft iemand wel een ticket maar niet bij de hand, dan laat hij zijn ledenpas scannen: de scanner zoekt het bijbehorende ticket erbij en checkt dat in.

De QR-code op die pas ververst zichzelf elke dertig seconden, dus een gefotografeerde code van een ander is bij de deur waardeloos.

Van ticketverkoop naar de deur

Het scannen is het sluitstuk, niet het begin. De tickets zijn verkocht via de ticketshop van hetzelfde evenement, dus wat aan de voorkant verkocht is staat aan de deur klaar. Je hoeft niets over te zetten van de ene lijst naar de andere.

Nog aan het kiezen? We zetten eerder de ticketsystemen voor verenigingen op een rij, en op de vergelijkingspagina staat wat een ticketsysteem kost bij zes aanbieders.

Wanneer is dit niet de juiste keuze?

Organiseer je meerdaagse festivals met polsbandjes, zoneringen en doorlopende in- en uitloop, dan zoek je gespecialiseerde toegangscontrole met eigen hardware. Dit is gebouwd voor clubs en verenigingen die een paar keer per jaar een deur bemannen met vrijwilligers, van vijftig bezoekers tot een uitverkochte zaal.

Veelgestelde vragen

Kan ik met meerdere mensen tegelijk tickets scannen?

Ja. Je maakt per evenement meerdere ticketscanners aan, elk met een eigen naam zoals Ingang, VIP of Backstage. Per scanner bepaal je welke tickettypes daar geldig zijn, en meerdere scanners kunnen naast elkaar aan dezelfde ingang werken.

Heb ik speciale apparatuur nodig om tickets te scannen?

Nee, het scannen gebeurt met de telefoon die de vrijwilliger bij de deur toch al bij zich heeft. De camera leest de QR-code op het ticket. Er is geen scanhardware, huurapparatuur of vaste opstelling nodig.

Kan iemand die geen lid is de tickets scannen?

Ja. Een ticketscanner is een aparte toegang met een eigen magic link en gebruikersnaam. Die persoon komt alleen in het scanscherm en niet in de rest van de omgeving, en je kunt de scanner na afloop op inactief zetten.

Kan ik tickets scannen bij een groot evenement met duizenden bezoekers?

Ja. Je bepaalt zelf hoeveel ticketscanners tegelijk actief zijn, dus je schaalt met het aantal telefoons bij de deur in plaats van met apparatuur. Dubbel scannen van hetzelfde ticket wordt herkend, ongeacht welke scanner het als eerste zag.

Wat gebeurt er als hetzelfde ticket twee keer wordt gescand?

Bij de tweede scan meldt de ticketscanner dat het ticket al gescand is. Een doorgestuurd of gekopieerd ticket komt daarmee maar één keer binnen.

Herkent de scanner een terugbetaald ticket?

Ja. Een ticket dat niet betaald, geannuleerd of terugbetaald is, wordt bij de deur geweigerd. Aan de afbeelding van het ticket zelf is dat niet te zien, aan de scan wel.

Zie ik wie er tijdens het evenement binnen is?

In het evenement zie je per koper of die binnen is en hoe laat er gescand werd. Op de scanner zelf loopt een teller van het aantal scans.

Kan ik achteraf zien hoe de toegangscontrole verliep?

Ja. Elke ticketscan wordt vastgelegd met tijdstip, resultaat, koper en de scanner waarmee gescand is. Per scanner bekijk je de laatste vijftig scans in een logboek, waarmee je verschillen tussen verkochte en gescande tickets kunt verklaren.

Kan ik ook ledenpassen scannen?

Ja. De digitale ledenpas heeft een eigen QR-code die je met dezelfde ticketscanner leest. Heeft een lid een ticket maar niet bij de hand, dan zoekt de scanner het bijbehorende ticket erbij en checkt dat in. De QR-code op de pas ververst zichzelf elke dertig seconden.

Zet de kaartverkoop voor je volgende evenement op in de omgeving waar je leden al zitten, dan staat de deurcontrole er meteen bij. In een demo loop je die route in een kwartier door.