Bardienstrooster maken voor je vereniging

Op donderdagavond staan er voor de zaterdagdienst nog twee van de drie plekken open. De secretaris belt de vaste vijf leden, want die reageren tenminste. Zo gaat er elk weekend een avond op aan het vullen van hetzelfde rooster. Een bardienstrooster maken kost daardoor niet één avond per seizoen, maar een heel seizoen aan kleine achtervolgingen.

Terwijl het echte werk, vaststellen wanneer de bar open is en hoeveel mensen je nodig hebt, in één zitting klaar kan zijn. In 4planning zet je het hele seizoen in één keer neer en melden leden zich daarna zelf aan.

Een bardienstrooster maken voor een heel seizoen, in één keer

Je maakt een bardienstreeks. Daarin geef je de vaste weekdagen en tijden op, en per dag hoeveel mensen je nodig hebt en op welke locatie. Zaterdag drie mensen achter de bar, dinsdagavond twee, zondagochtend één in het clubhuis: dat mag allemaal verschillen. Per dag kun je tot vijftig mensen inplannen.

Vakanties en de zomerstop zet je als uitzonderingsperiode apart, zodat er geen diensten ontstaan op dagen dat de kantine dicht is. Het kantinerooster volgt daarmee gewoon je openingstijden. Voordat je genereert zie je een voorbeeld met het aantal diensten dat eruit gaat komen, dus je weet vooraf waar je ja tegen zegt.

Draai je de reeks later opnieuw, bijvoorbeeld omdat de openingstijden wijzigen, dan blijven diensten waar al iemand op staat gewoon staan. Ook diensten die je met de hand hebt aangepast blijven ongemoeid. Lege diensten die niet meer in het nieuwe patroon passen, verdwijnen wel. En het genereren van een reeks stuurt nooit een melding, dus je kunt rustig een heel seizoen klaarzetten zonder dat er honderd telefoons trillen.

Leden melden zich zelf aan voor een dienst

Dit is het punt waarop het rondbellen stopt. Het rooster staat in de app van 4planning, die het logo en de kleuren van je eigen club draagt. Leden zien daar zelf welke diensten nog open staan en melden zich ’s avonds op de bank aan, op het moment dat het hun uitkomt.

Per dienst bepaal je hoe strak je het houdt:

• Direct gegarandeerd: wie zich aanmeldt, staat op de dienst.
• Goedkeuring nodig: de aanmelding krijgt de status Aangemeld.

Bij die tweede variant zet jij de aanmelding daarna op Ingezet. Handig bij diensten waar ervaring of een tapcertificaat bij hoort. Wil je niet met een leeg rooster beginnen, dan plan je leden alvast zelf in, zodat er meteen een basisbezetting staat waar de rest zich omheen kan aanmelden. Aan een losse dienst zit geen bovengrens: heb je voor het toernooiweekend twaalf mensen nodig, dan zet je er twaalf neer.

Wat als iemand zich afmeldt voor zijn bardienst?

Er komt altijd iets tussen. De vraag is alleen of dat bij jou terechtkomt of bij de omgeving zelf. Je kiest het afmeldbeleid:

• Vrij afmelden: het lid haalt zichzelf eraf, de dienst komt open.
• Afmelden met reden: de standaard, met een regel toelichting.
• Afmelden op verzoek: jij beslist.

Daarbovenop stel je een afmeld-deadline in, in uren vóór aanvang van de dienst. Kies je afmelden met reden of afmelden op verzoek, dan heeft een afmelding ná die deadline goedkeuring nodig. Bij vrij afmelden geldt de deadline niet: daar blijft afmelden tot het laatste moment mogelijk. Zo bepaal je zelf hoe streng het afmelden is. Laat je leden onderling ruilen, dan lossen ze het bovendien zelf op en hoef jij alleen te zien dat het rond is.

Hoe krijgt een lid een herinnering voor zijn dienst?

Standaard gaat er vier dagen voor de dienst automatisch een herinnering uit naar iedereen die is ingepland. Wanneer die precies vertrekt, stel je per omgeving zelf in. Niet vanuit jouw telefoon, maar vanuit de app.

Hangt er een scherm met Club TV in de kantine, dan laat je daar de open diensten en de diensten van vandaag meedraaien. Een lege zaterdag die op het scherm voorbijkomt, vult zichzelf verrassend vaak.

Wie heeft er nog geen dienst gedraaid?

Dit is de vraag waar de sfeer in een kantinecommissie op stukloopt: het idee dat steeds dezelfde mensen draaien. Met een spreadsheet is die vraag bijna niet te beantwoorden. Je vraagt het aan Planny, de AI-assistent:

Wie heeft nog geen bardienst?

Je krijgt de leden zonder aankomende dienst terug. Planny laat je ook de bezetting per dienst zien, zodat je in één blik weet waar de gaten zitten voordat het weekend begint.

Hoe deel je het barrooster met de club?

Het rooster is te delen via een openbare link, voor mensen die de app niet gebruiken of voor op de site van de club. Aanmelden en afmelden gaat wel via de app.

De historie, de gewerkte uren en de statistieken exporteer je met een klik. Handig als je aan het eind van het seizoen wilt laten zien hoe de diensten verdeeld waren.

Wie mag het rooster beheren?

Diensten aanmaken mag door beheerders en door leden met de rol bardienstbeheerder. Die rol is er speciaal voor het rooster, zodat de kantinecommissie zelfstandig kan werken zonder dat je iemand beheerder van de hele omgeving maakt. Het afmeldbeleid zelf stelt een systeembeheerder in.

Hoe hangt het rooster samen met de rest van de club?

Het bardienstrooster zit in dezelfde app als de agenda en de evenementen, de contributie en het nieuws. Er is geen los roosterprogramma dat je apart bijhoudt en waarin je elk nieuw lid nog een keer aanmaakt. Eén ledenlijst, één inlog voor je leden, en niets om aan ze uit te leggen.

Wanneer is dit niet de juiste keuze?

Draait je kantine met betaald personeel in plaats van vrijwilligers, dan zoek je eerder personeelsplanning met urenregistratie en loonkoppeling. En werk je met één vaste ploeg die zelf onderling regelt wie wanneer staat, dan is een gedeelde agenda genoeg. Dit rooster verdient zich terug zodra je met tientallen vrijwilligers werkt die je anders stuk voor stuk moet benaderen.

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een bardienstrooster voor een heel seizoen?

In 4planning maak je een bardienstreeks: je geeft de vaste weekdagen en tijden op, per dag het aantal mensen en de locatie, en je markeert vakanties als uitzonderingsperiode. Uit die reeks komen in één keer alle bardiensten voor het seizoen. Vóór het genereren zie je een voorbeeld met het aantal diensten dat eruit komt.

Kunnen leden zich zelf aanmelden voor een bardienst?

Ja. Leden zien de open diensten in de app van de club en melden zich zelf aan. Per dienst bepaal je of die aanmelding direct gegarandeerd is of dat een beheerder hem eerst goedkeurt.

Wat gebeurt er als een lid zich afmeldt voor een bardienst?

Dat bepaal je zelf met het afmeldbeleid: vrij afmelden, waarbij de dienst weer open komt te staan, afmelden met reden, of afmelden op verzoek van de beheerder. Bij de laatste twee stel je een afmeld-deadline in uren vóór aanvang, waarna een afmelding goedkeuring nodig heeft. Onderling ruilen tussen leden kun je aanzetten.

Krijgen leden een herinnering voor hun bardienst?

Ja. Standaard gaat er vier dagen voor de dienst automatisch een herinnering uit naar iedereen die is ingepland. Het moment waarop die herinnering vertrekt, stel je per omgeving zelf in.

Kan ik zien wie er nog geen bardienst heeft gedraaid?

Ja. Planny, de AI-assistent in 4planning, geeft op de vraag wie nog geen bardienst heeft de leden zonder aankomende dienst terug. De bezetting per dienst is ook op te vragen, en de historie en de gewerkte uren zijn te exporteren.

Wat is de handigste manier om een barrooster te plannen?

Een barrooster plan je het snelst door eerst de terugkerende diensten vast te leggen, dus vaste weekdagen, tijden en het aantal mensen per dienst, en leden zich daarna zelf te laten aanmelden. Zelf per dienst mensen benaderen kost de meeste tijd en levert het scheefste rooster op, omdat steeds dezelfde leden reageren.

Kunnen ook mensen zonder de app het bardienstrooster zien?

Ja. Het bardienstrooster is te delen via een openbare link, bijvoorbeeld voor op de website van de club. Aanmelden en afmelden gaat via de app.

Wie mag bardiensten aanmaken?

Beheerders en leden met de rol bardienstbeheerder. Die rol is bedoeld voor het beheer van het rooster. Het afmeldbeleid instellen is voorbehouden aan een systeembeheerder.

Zet het rooster voor het hele seizoen in één zitting klaar, dan is het rondbellen na de zomerstop voorbij. In een demo laten we zien hoe een seizoensreeks eruitziet bij een club van jouw omvang.