Mitgliedsbeiträge in einem Verein erheben: So klappt es

Es ist Mitte Februar und der Schatzmeister sitzt mit einer Tabellenkalkulation, einem Kontoauszug und einer Liste von vierzehn Mitgliedern, die noch nicht bezahlt haben. Einige haben es vergessen, zwei sind umgezogen und bei einem wurde die Lastschrift zurückgebucht, ohne dass jemand weiß, warum.

Mitgliedsbeiträge in einem Verein einzutreiben ist selten komplizierte Arbeit. Es ist viel kleine Arbeit, und diese türmt sich auf.

Was bedeutet Beitragszahlung genau?

Mitgliedsbeiträge einziehen ist der Prozess, bei dem ein Verein periodisch einen Betrag von seinen Mitgliedern fordert, diesen Betrag empfängt und nachhält, wer bezahlt hat und wer nicht.

Dieser Prozess zerfällt in vier Schritte, die Sie unabhängig voneinander regeln können: festlegen, was jede Mitgliedergruppe bezahlt, diesen Betrag anfordern, die Zahlung erhalten und im Nachhinein überprüfen, wer im Rückstand geblieben ist.

Der erste Schritt erfordert einmaliges Nachdenken. Der vierte Schritt kostet jedes Jahr aufs Neue Zeit, und dort ist der größte Gewinn zu erzielen.

Welche Zahlungsmethode passt zu Ihrem Verein?

Es gibt drei davon, und sie unterscheiden sich hauptsächlich darin, wie viel Arbeit sie dem Schatzmeister kosten.

Automatische Einzüge fragt einmalig eine Einzugsermächtigung des Mitglieds an. Danach wird der Betrag automatisch abgebucht, mit einer vorherigen Ankündigung, damit niemand überrascht wird. Dies ist die entspannteste Form: Man regelt es einmal und danach macht es sich von selbst.

Bezahlen mit iDEAL verlangt bei jedem Abrechnungszeitraum eine Handlung des Mitglieds. Das passt zu Vereinen, bei denen die Leute lieber selbst auf den Knopf drücken, oder zu einem Beitrag, der sich jährlich unterscheidet.

Banküberweisung Das Mitglied soll den Betrag selbst überweisen und der Schatzmeister soll die Zahlung manuell abhaken. Dies ist die bewährteste Methode, aber gleichzeitig auch die aufwendigste.

In der Praxis entscheiden sich die meisten Vereine nicht für eine einzige Methode, sondern lassen zwei zu. Die Unterschiede zwischen den Zahlungsmethoden sind nach Methode aufgeführt.

Wie stellst du sicher, dass du nicht jedes Jahr wieder von vorne anfangen musst?

Die meiste Zeit fließt nicht in das Einziehen, sondern in das Neuaufstellen. Wer jede Saison eine frische Liste erstellt, verrichtet Arbeit, die im letzten Jahr auch schon gemacht worden ist.

Die Lösung besteht darin, den Betrag vom Mitglied zu entkoppeln. Man legt fest, was eine Gruppe wie oft zahlt, und ordnet ihr dann die Mitglieder zu. Ändert sich der Beitragssatz, passt man dies an einer Stelle an und nicht bei zweihundert Personen. Kommt ein neues Mitglied hinzu, gilt für dieses dieselbe Vereinbarung wie für den Rest seiner Gruppe.

In 4planning wird Ersteres als „Beitragsplan“ und Letzteres als „Abonnement“ bezeichnet. Das Erstellung eines Beitragsplans ist eine einmalige Arbeit, von der man jahrelang zehrt.

Wie geht man mit Mitgliedern um, die nicht zahlen?

Das ist der Punkt, an dem viele Schatzmeister abspringen, und man kann dem entgegenwirken, indem man es nicht persönlich nimmt.

Eine Zahlungserinnerung ist keine Mahnung. Es handelt sich um eine kurze Nachricht, die darauf hinweist, dass etwas noch offen ist, und sie wirkt am besten, wenn sie schnell und ohne vorwurfsvollen Ton verschickt wird. Wenn du Erinnerungen in großer Zahl versenden kannst, ist die gesamte Liste der ausstehenden Zahlungen mit einem einzigen Vorgang erledigt, anstatt vierzehn einzelner Nachrichten zu verschicken.

Fehlgeschlagene Lastschriften und Rückbuchungen sollten an einer Stelle übersichtlich dargestellt werden, zusammen mit dem Grund. So sieht man sofort, ob es sich um einen Umzug oder ein leeres Guthaben handelt, und das erspart die Hälfte der Recherchearbeit. Eine fehlgeschlagene Lastschrift bearbeiten das ist dann eine Frage des erneuten Anbietens oder des Wechsels zu einer anderen Methode.

Wie behält man den Überblick über das, was hereinkommt?

„Eingezogen“ ist nicht dasselbe wie „erhalten“. Zwischen dem Zeitpunkt, zu dem ein Mitglied zahlt, und dem Zeitpunkt, zu dem das Geld auf dem Konto des Vereins eingegangen ist, vergeht einige Zeit.

Eine Finanzübersicht zeigt daher zwei Dinge: was eingezogen, aber noch nicht ausgezahlt wurde, und welche Auszahlungen bereits erfolgt sind. Für den Kassenprüfungsausschuss ist die zweite Liste am wichtigsten, denn diese legt man dem Kontoauszug bei. So funktioniert es die Finanzübersicht.

Wann man dies besser nicht automatisieren sollte

Nicht jeder Verein profitiert von einem automatisierten Einzug, und es ist fairer, dies hier zu sagen, als erst im Nachhinein.

Hast du weniger als dreißig Mitglieder Und wenn jeder pünktlich im Januar bezahlt, löst die Software ein Problem, das Sie gar nicht haben. Eine Tabellenkalkulation und ein Kontoauszug reichen völlig aus.

Wechselt dein Beitrag pro Mitglied hoch, zum Beispiel weil jeder einen eigenen Termin hat, dann kostet die Organisation mehr Zeit, als sie einbringt, solange sich diese Termine nicht in Gruppen zusammenfassen lassen.

Ist dein Verein gerade erst angefangen Und wenn du noch nicht weißt, wie deine Saison aussehen wird, dann warte noch ab. Sonst legst du eine Struktur fest, die du innerhalb eines Jahres wieder über den Haufen wirfst.

Und sitzt du mitten im Geschäftsjahr, dann fange mit der nächsten Periode an und nicht mitten in der. Zwei Systeme nebeneinander sind genau das, was du vermeiden wolltest.

Für Vereine, die sich in Gruppen einteilen lassen, gilt das Gegenteil: Je mehr Mitglieder, desto größer der Unterschied. Bei zweihundert Mitgliedern bedeutet das manuelle Abhaken einen Abend Arbeit pro Semester.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet das Einziehen von Beiträgen?

Bei Lastschrift und iDEAL berechnet 4planning eine Servicegebühr von 1,00 € pro Zahlung. Die Banküberweisung ist die einzige Zahlungsmethode ohne Servicegebühren. Die Paketpreise finden Sie auf der Preisseite.

Wie lange im Voraus muss man einen Lastschrifteinzug ankündigen?

Eine Vorankündigung geht etwa vierzehn Tage vor der Abbuchung an das Mitglied, damit Zeit bleibt, um zu reagieren oder für ein Guthaben zu sorgen.

Muss jedes Mitglied separat eine Vollmacht unterzeichnen?

Ja, aber nur einmal. Danach gelten alle folgenden Termine unter derselben Lastschrift.

Können Eltern den Beitrag ihres Kindes bezahlen?

Ja. Ein Elternteil erhält einen eigenen Reiter, in dem der Beitrag des Kindes bezahlt wird und in dem das Kind angemeldet und abgemeldet werden kann. Alle Nachrichten über das Kind gehen an das Elternteil.

Was passiert bei einer Rückbuchung?

Eine Rückbuchung wird Schritt für Schritt mit einer folgenden Auszahlung verrechnet und niemals von dem Verein zurückgefordert.

Können Sie mehrere Termine pro Jahr anbieten?

Ja. Sie legen im Plan fest, wie oft eingezogen wird, zum Beispiel jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich.

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Wenn Sie den Beitrag für diese Saison einmal richtig einrichten, läuft der Rest des Jahres wie von selbst. Sehen Sie sich an, wie das geht Beitrag und Zahlungen arbeiten.