Datenschutz und Datenverarbeitung

Versie 1.1 — geldig vanaf 26 september 2026. Vervangt versie 1.0. De vorige versie is op te vragen via info@4planning.nl.

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij het gebruik van 4planning, aangeboden door 4Software B.V. Zij vult de overeenkomst en de algemene voorwaarden aan. Spreken die elkaar tegen waar het om persoonsgegevens gaat, dan gaat deze overeenkomst voor.

Wat er in versie 1.1 is veranderd

• De meldtermijn bij een datalek is van 48 naar 24 uur gegaan (artikel 13).
• Er is een echte subverwerkerslijst, met een aankondigingstermijn van 30 dagen én een opzegrecht bij bezwaar (artikel 11).
• De onjuiste zin “4planning slaat geen IBAN-nummers op” is vervangen door wat er werkelijk gebeurt (artikel 5).
• Er is een concrete beveiligingsbijlage in plaats van een opsomming van goede voornemens (artikel 9).
• Nieuw artikel 21 over kunstmatige intelligentie, en nieuw artikel 22 over wat buiten onze rol als verwerker valt.
• Wij mogen deze overeenkomst niet langer eenzijdig wijzigen door naar een webpagina te verwijzen (artikel 19).

1. Definitionen

AVG — de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Personenbezogene Daten — alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Betroffene — de persoon op wie die gegevens betrekking hebben: een lid, medewerker, vrijwilliger, deelnemer, beheerder, contactpersoon of gebruiker van de klant. Verantwortlicher für Datenverarbeitung — de organisatie die bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt; dat is in deze overeenkomst de klant. Verwerker — 4Software B.V., handelend onder de naam 4planning. Unterauftragnehmer — een derde die 4planning inschakelt en daarbij persoonsgegevens verwerkt. Bearbeiten — elke handeling met persoonsgegevens.

2. Parteien

Verantwoordelijke voor de verwerking: de klant die gebruikmaakt van 4planning.

Verarbeiter: 4Software B.V., handelend onder de naam 4planning, Hakkesstraat 32, 5916 PX Venlo, KvK 96265531, btw NL867537413B01, info@4planning.nl.

Deze overeenkomst wordt namens de klant aanvaard door iemand die de organisatie rechtsgeldig mag binden. Het aanvaarden gebeurt éénmaal per organisatie; dat een medewerker later systeembeheerder wordt, betekent niet dat hij deze overeenkomst opnieuw sluit.

3. Anwendbarkeit

Deze overeenkomst geldt voor alle verwerkingen die 4planning in opdracht van de klant uitvoert bij het leveren van de software, de apps, de modules, de ondersteuning en aanverwante diensten.

De klant bepaalt zelf welke persoonsgegevens hij invoert, over wie, en met welk doel. 4planning verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en niet voor eigen doeleinden. Uitzondering: eigen wettelijke verplichtingen, beveiliging, facturatie, ondersteuning, en productstatistieken op geaggregeerd of geanonimiseerd niveau. Wat 4planning voor die eigen doelen verwerkt, staat in artikel 22 en in de Datenschutzrichtlinie.

4. Zweck der Verarbeitung

4planning levert een platform voor ledenbeheer, gebruikers- en groepsbeheer, rollen en rechten, communicatie binnen organisaties, nieuws, evenementen, aanmeldingen en aanwezigheid, ticketing en toegangscontrole, documentbeheer, planning, contributie- en lidmaatschapsbeheer, meldingen per e-mail en pushbericht, en beheer van en ondersteuning bij de omgeving.

4planning verwerkt persoonsgegevens niet voor andere doeleinden, tenzij de klant daar uitdrukkelijk opdracht toe geeft of de wet dat verplicht.

5. Arten personenbezogener Daten

Afhankelijk van wat de klant gebruikt, kunnen onder meer worden verwerkt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, profielfoto, gebruikersnaam, rol binnen de organisatie, groeps-, team- of afdelingsindeling, lid- of relatienummer, aanwezigheid en aanmeldstatus, deelname aan evenementen, ticket- en QR-gegevens, communicatie- en taalvoorkeuren, meldingsinstellingen, documentrechten, berichten, polls en reacties, en loggegevens zoals inlogmomenten, IP-adressen, foutmeldingen en beveiligingsregels. Afhankelijk van de gebruikte functies daarnaast: geregistreerde uren en uurtarieven, puntensaldi, de locatie waar een ticket is gescand, het telefoonnummer van gasten die geen account hebben, en de relatie tussen een ouder of voogd en een kind.

Bijzondere persoonsgegevens. Het platform kent velden voor allergieën en dieetwensen, en de urenregistratie kent de soorten ziek und verlof. Dat zijn gegevens over gezondheid in de zin van artikel 9 AVG. De klant is verantwoordelijk voor een geldige grondslag daarvoor — in de praktijk uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Betaalgegevens. Anders dan in versie 1.0 stond, kan 4planning wél een IBAN verwerken: bij contributie-incasso met een SEPA-machtiging. Het IBAN wordt versleuteld opgeslagen en uitsluitend gebruikt om de incasso uit te voeren. De machtiging zelf en de volledige betaalgegevens staan bij de betaaldienstverlener (Mollie). Betaalstatussen en transactiereferenties worden in het platform getoond.

6. Beteiligte Kategorien

Leden en oud-leden, bestuursleden, beheerders en groepsbeheerders, medewerkers en vrijwilligers, trainers en teamleden, deelnemers aan evenementen, ticketkopers, scanners en toegangscontroleurs, contactpersonen, klanten en relaties van de klant, en overige gebruikers die de klant toegang geeft.

Let op: bij tickets en de webshop kan de klant ook gegevens verwerken van mensen die geen account hebben — gasten en introducés. Ook voor hen is de klant verwerkingsverantwoordelijke, en ook zij moeten geïnformeerd worden.

7. Anweisungen des Kunden

4planning verwerkt uitsluitend op basis van de overeenkomst, deze verwerkersovereenkomst, de instellingen binnen het platform en redelijke schriftelijke instructies van de klant.

Meent 4planning dat een instructie in strijd is met de AVG of andere wetgeving, dan meldt zij dat aan de klant, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

8. Verantwortlichkeiten des Kunden

De klant zorgt voor: een geldige grondslag; het informeren van betrokkenen, bijvoorbeeld via een eigen privacyverklaring; de keuze welke gegevens worden ingevoerd; het actueel houden ervan; het juist instellen van rollen en rechten; zorgvuldig accountbeheer; het beoordelen en afhandelen van verzoeken van betrokkenen; en de beoordeling of een datalek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij betrokkenen.

De klant voert geen gegevens in die niet nodig zijn voor het gebruik van het platform.

Spraakopnames. Gebruikt de klant de opnamefunctie, dan is hij ervoor verantwoordelijk dat de aanwezigen weten dat er wordt opgenomen. 4planning kan dat niet controleren en weet niet wie er bij een gesprek aanwezig was.

9. Sicherheit

4planning treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Welke dat concreet zijn — versleuteling, hashing, tweestapsverificatie, passkeys, snelheidsbegrenzing, audittrail, uploadcontrole, afgeschermde bestandsopslag — staat in de beveiligingsbijlage, die onderdeel is van deze overeenkomst.

Die bijlage noemt ook wat nog niet op orde is. Dat is een bewuste keuze: een bijlage die alleen sterke punten opsomt, helpt de klant niet bij zijn eigen risicoafweging.

9a. Bijstand bij risicobeoordeling

Moet de klant een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitvoeren (artikel 35 AVG) of daarover de Autoriteit Persoonsgegevens vooraf raadplegen (artikel 36), dan verleent 4planning daarbij redelijke medewerking. Praktisch betekent dat: wij leveren de informatie over onze verwerking, onze beveiligingsmaatregelen en onze subverwerkers die de klant nodig heeft om die beoordeling te kunnen maken. Voor het uitvoeren van de beoordeling zelf blijft de klant verantwoordelijk.

10. Geheimhaltung

4planning en iedereen die onder haar verantwoordelijkheid toegang kan hebben tot persoonsgegevens — medewerkers, ingehuurde krachten, freelancers — is tot geheimhouding verplicht. Die plicht vervalt alleen wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is.

11. Unterauftragnehmer

4planning mag subverwerkers inschakelen. De actuele lijst staat op 4planning.nl/juridisch/subverwerkers, met per partij de dienst, de vestiging en de doorgiftegrondslag.

De klant geeft algemene toestemming, op deze voorwaarden:

• 4planning legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan;
• 4planning kondigt een nieuwe of vervangende subverwerker ten minste 30 dagen vooraf aan bij de beheerders van de klant, per e-mail;
• de klant kan binnen die 30 dagen bezwaar maken;
• komen partijen er niet uit, dan mag de klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder opzegvergoeding en met teruggave van het vooruitbetaalde deel van de abonnementsvergoeding.

Dat laatste stond niet in versie 1.0. Een bezwaarrecht zonder rechtsgevolg is geen bezwaarrecht.

Komt een subverwerker zijn verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming niet na, dan blijft 4planning jegens de klant volledig aansprakelijk voor het nakomen van die verplichtingen (artikel 28 lid 4 AVG). Wij kunnen ons dus niet achter een leverancier verschuilen.

12. Ort der Verarbeitung

De gegevens staan op servers binnen de Europese Economische Ruimte (Duitsland en Finland).

Voor een aantal specifieke functies worden gegevens naar de Verenigde Staten doorgegeven: pushmeldingen, de AI-assistent, spraakherkenning, inloggen met Google of Apple, reCAPTCHA, wallet-tickets, de kaartachtergrond en het lettertype op de inlogschermen. Welke partij dat is en welke gegevens het betreft, staat per geval in het subverwerkersoverzicht.

Die doorgifte berust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar van toepassing aangevuld met certificering onder het EU-US Data Privacy Framework.

13. Datenlecks

Ontdekt 4planning een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de klant, dan informeert zij de klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur nadat zij daarvan op de hoogte is.

Die termijn is bewust korter dan de 72 uur die de klant zelf richting de Autoriteit Persoonsgegevens heeft: anders zou onze meldtermijn de zijne opeten.

4planning meldt, voor zover bekend: de aard van het incident, de betrokken gegevens en het aantal betrokkenen, de vermoedelijke gevolgen, de getroffen en voorgestelde maatregelen, en een contactpersoon. Wat op dat moment nog niet bekend is, wordt als zodanig gemeld en later aangevuld.

De beoordeling of het lek gemeld moet worden bij de toezichthouder of bij betrokkenen, blijft aan de klant.

14. Rechte van betrokkenen

Komt een verzoek van een betrokkene rechtstreeks bij 4planning binnen en gaat het over gegevens waarvoor de klant verantwoordelijk is, dan stuurt 4planning het verzoek door naar de klant en laat dat aan de betrokkene weten.

4planning ondersteunt de klant met functies in het platform: een gebruiker kan zijn eigen gegevens exporteren en zijn account verwijderen, en een beheerder kan gegevens inzien, corrigeren en wissen. Waar de functionaliteit tekortschiet, verleent 4planning redelijke medewerking.

15. Export und Entfernung

Tijdens de looptijd kan de klant gegevens exporteren met de exportfuncties in het platform.

Bij beëindiging geldt: 4planning stelt op verzoek van de klant, binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst, een volledige export beschikbaar in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Daarvoor worden geen kosten in rekening gebracht. Doet de klant dat verzoek niet, dan verwijdert 4planning de gegevens uiterlijk 90 dagen na het einde van de overeenkomst.

Back-ups blijven maximaal 60 dagen bestaan en worden uitsluitend gebruikt om te herstellen na een storing. Zij worden volgens het reguliere schema overschreven.

Een wettelijke bewaarplicht gaat hierop voor. Betaal- en factuurgegevens bewaren wij zeven jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

16. Kontrolle und Prüfung

De klant mag informatie opvragen over de naleving van deze overeenkomst. 4planning voldoet daaraan met de beveiligingsbijlage, documentatie over haar maatregelen, het subverwerkersoverzicht en schriftelijke beantwoording van redelijke vragen.

Een audit ter plaatse of door een externe partij is mogelijk als de klant een aantoonbaar belang heeft, de audit ten minste vier weken vooraf schriftelijk aankondigt, de dienstverlening niet onredelijk verstoort en alle betrokkenen geheimhouding betrachten. De kosten daarvan zijn voor de klant, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van 4planning aantoont — dan draagt 4planning ze.

17. Haftung

De aansprakelijkheid van 4planning is beperkt zoals in de algemene voorwaarden of de hoofdovereenkomst is bepaald, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

De klant vrijwaart 4planning voor aanspraken van derden die voortkomen uit onrechtmatige of onjuiste instructies van de klant, uit het invoeren van gegevens zonder geldige grondslag, of uit het niet nakomen van zijn eigen AVG-verplichtingen.

18. Dauer und Beendigung

Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de klant 4planning in gebruik neemt of deze overeenkomst aanvaardt, en eindigt automatisch wanneer de overeenkomst voor het gebruik eindigt. Bepalingen die naar hun aard blijven gelden — geheimhouding, aansprakelijkheid, verwijdering — blijven van kracht.

19. Änderungen

4planning mag deze overeenkomst wijzigen wanneer wetgeving, de dienstverlening of de beveiliging daartoe aanleiding geven. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd bij de beheerders van de klant.

Is de klant het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan mag hij de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum ervan, onder dezelfde voorwaarden als in artikel 11.

Wijzigingen in de kern van deze overeenkomst gelden pas na aanvaarding door de klant. Wij kunnen die kern niet wijzigen door alleen een webpagina aan te passen. Dat is geen dienstbetoon maar een grens die artikel 28 lid 10 AVG trekt: een verwerker die eenzijdig bepaalt wat er met de gegevens gebeurt, wordt zelf verwerkingsverantwoordelijke.

20. Anwendbares Recht

Nederlands recht. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

21. Kunstmatige intelligentie

4planning bevat AI-functies. Worden die gebruikt, dan gaan gegevens naar Anthropic PBC en OpenAI, beide in de Verenigde Staten. Beide zijn subverwerker en staan als zodanig op het subverwerkersoverzicht.

• Beide leveranciers gebruiken de gegevens niet om hun modellen te trainen. Dat is contractueel vastgelegd.
• Geen enkele AI-functie neemt een besluit over een persoon. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG.
• Geen enkele AI-functie verstuurt uit zichzelf e-mail of meldingen. Wat de AI maakt is een concept dat een mens goedkeurt.
• De klant kan alle AI-functies met één schakelaar uitzetten in Instellingen. Daarna gaan er geen gegevens meer naar deze partijen.

Onder de Europese AI-verordening zijn Anthropic en OpenAI aanbieder van de onderliggende modellen. Planny zelf bieden wij onder eigen naam aan; daarmee is 4Software B.V. voor Planny aanbieder in de zin van artikel 3, punt 3, en rust de informatieplicht van artikel 50, lid 1 rechtstreeks op ons. De volledige toelichting staat op de AI-pagina.

22. Wat buiten de verwerkersrol valt

Voor een deel van de gegevens is 4planning zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat is geen detail: voor die gegevens gelden de instructies van de klant niet, en kan hij ook geen verwijdering opdragen.

• Het account van een gebruiker zelf — inloggegevens, wachtwoord, tweestapsverificatie. Eén persoon kan bij meerdere organisaties lid zijn met hetzelfde account; dat account is dus niet van één klant.
• Onze facturatie aan de klant, en onze eigen boekhouding.
• De servicekosten die 4Software bij een ticketkoper in rekening brengt. Dat is een eigen overeenkomst tussen 4Software en die koper, los van de verkoop door de klant.
• Beveiliging van het platform: inlogpogingen, misbruikdetectie en het beveiligingslogboek.
• Productstatistieken op geaggregeerd niveau, om te weten welke functies gebruikt worden.

Wat wij met die gegevens doen, staat in de Datenschutzrichtlinie.