Contributie incasseren via SEPA-incasso

De penningmeester stelt in september de contributie vast: wie betaalt wat, en wanneer. Dat is een avond werk. Daarna begint het innen, en dat kost de rest van het jaar. Contributie incasseren hoort dat tweede deel te laten verdwijnen.

In 4planning stel je het één keer in en laat je het daarna lopen, zodat je alleen nog kijkt naar de handvol gevallen die misgaan in plaats van naar de honderden die goed gaan.

Contributie incasseren: één keer instellen, daarna loopt het

Je maakt een contributieplan: wat een bepaalde groep leden betaalt en hoe vaak. Eenmalig, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Senioren per jaar, junioren per maand, rustende leden een lager bedrag: zoveel plannen als je nodig hebt.

Een lid koppel je aan zo’n plan met een abonnement, en daaruit rollen de termijnen. Vanaf dat moment is de vraag wie er nog moet betalen geen uitzoekwerk meer, maar een lijst die er gewoon is.

Welke betaalmethode kies je per lid?

Per abonnement kies je hoe er betaald wordt. Alle drie de methodes hebben een reden om te bestaan:

• SEPA-incasso: het lid tekent één keer een machtiging.
• iDEAL: het lid betaalt elke termijn zelf.
• Bankoverschrijving: het lid maakt over, de beheerder vinkt af.

Bij SEPA-incasso loopt de automatische incasso van de contributie daarna vanzelf. Circa veertien dagen voor de afschrijving gaat er een vooraankondiging uit, zodat niemand verrast wordt; hoeveel dagen dat precies zijn stel je per plan in. Dit is de methode waarmee je van het innen af bent.

De vereniging betaalt geen transactiekosten: het volledige contributiebedrag komt bij de club terecht. Het lid betaalt de servicekosten, een vast bedrag per betaling en geen percentage, zodat een hoge en een lage contributie evenveel kosten om te innen. Mollie is platformbreed geregeld, dus de vereniging sluit zelf geen contract af en kiest geen instellingen. Bekijk de drie methodes naast elkaar.

Hoe int een vereniging contributie voor kinderen?

Bij een jeugdafdeling is het lid vaak niet degene die betaalt. Met gezinsaccounts regelt de ouder dat vanuit het eigen account: de contributie van het kind betaalt de ouder op de contributiepagina, aanmelden en afmelden voor een activiteit gaat via de activiteit zelf, en de gegevens van het kind werkt de ouder bij op het tabblad Gezin.

Alle e-mail en meldingen over het kind gaan naar het adres van de ouder. Je hoeft als penningmeester dus geen aparte lijst met ouderadressen bij te houden, en een herinnering komt niet bij een dertienjarige terecht die hem nooit leest.

Mislukte incasso’s en achterstanden afhandelen

Een incasso mislukt. Dat gebeurt bij elke vereniging, en het probleem is nooit dat het gebeurt: het is dat je er pas maanden later achter komt.

Mislukte incasso’s zijn zichtbaar in het termijnenoverzicht en daar ook af te handelen. Je probeert de incasso opnieuw, markeert een termijn handmatig als betaald, of stuurt een betaalherinnering. Dat kan naar één lid, of in bulk naar de leden die je in het overzicht aanvinkt. Voordat je verstuurt zie je precies wie de herinnering krijgt en om hoeveel mensen het gaat, zodat een bulkactie nooit een verrassing is. Zo handel je een mislukte incasso af.

Wanneer staat het geld op de rekening?

Het financieel overzicht is er voor systeembeheerders. Je ziet wat er geïnd is maar nog niet is uitbetaald, en welke uitbetalingen er zijn gedaan met referentie, datum, periode en bedrag. Het hele overzicht download je als PDF.

Bij een SEPA-incasso zit er een wachtperiode tussen de afschrijving bij het lid en de uitbetaling aan de vereniging; die hoort bij SEPA en geldt overal. Boekt een lid terug, dan wordt dat verrekend met een volgende uitbetaling, zodat er nooit geld bij de vereniging wordt teruggehaald. Meer over uitbetalingen en het financieel overzicht.

Hoe hangt contributie samen met de ledenlijst?

Een nieuw lid schrijft zich in en komt in de Mitgliederverwaltung. Je koppelt het aan een contributieplan, en het betaalt in dezelfde app waarin het ook de agenda, de activiteiten en het nieuws ziet. Die app draagt het logo en de kleuren van je eigen vereniging.

Je maakt hetzelfde lid nergens anders nog een keer aan. Daar zit voor de meeste verenigingen de echte winst: niet in het incasseren zelf, maar in het niet meer bijhouden van twee ledenlijsten die na een half jaar uit elkaar lopen. Zie ook Beitrag und Zahlungen.

Wanneer is dit niet de juiste keuze?

Heb je alleen een incasso-oplossing nodig en houd je je ledenadministratie bewust ergens anders bij, dan is een losse incassodienst eenvoudiger. En verloopt je contributie volledig via de bond, dan regel je het daar. De winst hier ontstaat juist doordat de ledenlijst, de contributie en de communicatie op één plek staan.

Häufig gestellte Fragen

Hoe werkt contributie incasseren met SEPA?

Contributie incasseren met SEPA werkt met een eenmalige machtiging: het lid tekent die één keer, waarna de termijnen automatisch worden afgeschreven. Circa veertien dagen voor elke afschrijving gaat er een vooraankondiging uit naar het lid.

Was kostet das Einziehen von Beiträgen?

Voor de vereniging zijn er geen transactiekosten: het volledige contributiebedrag komt bij de club terecht. Het lid betaalt € 1,00 servicekosten per SEPA-betaling en per iDEAL-betaling, bovenop de contributie. Dat is een vast bedrag en geen percentage, dus bij € 250 contributie is het net zoveel als bij € 25. Bij SEPA betaalt het lid dat bedrag ook eenmalig bij het tekenen van de machtiging. Bij bankoverschrijving zijn er helemaal geen servicekosten.

Hoe zet een vereniging automatische incasso van de contributie op?

Een vereniging maakt per ledengroep een contributieplan met een bedrag en een frequentie, koppelt leden via een abonnement aan zo’n plan en kiest per abonnement SEPA-incasso als betaalmethode. Elk lid tekent eenmalig een machtiging, daarna worden de termijnen automatisch afgeschreven.

Kan ik verschillende bedragen hanteren voor verschillende leden?

Ja. Je maakt meerdere contributieplannen, bijvoorbeeld voor senioren, junioren en rustende leden, en koppelt elk lid via een abonnement aan het juiste plan. Een plan kan eenmalig, wekelijks, maandelijks of jaarlijks lopen.

Wat gebeurt er bij een mislukte incasso?

Een mislukte incasso verschijnt in het termijnenoverzicht en is daar direct af te handelen: opnieuw proberen, handmatig als betaald markeren, of een betaalherinnering sturen. Herinneringen stuur je naar één lid of in bulk naar de leden die je aanvinkt, en vóór het versturen zie je wie de herinnering krijgt.

Hoe werkt de contributie van een kind?

Met gezinsaccounts betaalt de ouder de contributie van het kind vanuit het eigen account, op de contributiepagina. Alle e-mail en meldingen over het kind gaan naar het adres van de ouder.

Wanneer krijgt de vereniging het geld?

Bij een SEPA-incasso zit er een wachtperiode tussen de afschrijving bij het lid en de uitbetaling aan de vereniging; die periode hoort bij SEPA en geldt bij elke aanbieder. Daarna wordt het geïnde bedrag uitbetaald en is elke uitbetaling terug te zien in het financieel overzicht, met referentie, datum, periode en bedrag. Een terugboeking wordt met een volgende uitbetaling verrekend en nooit bij de vereniging teruggevorderd.

Welke betaalprovider wordt gebruikt?

Mollie. De vereniging hoeft zelf geen contract met een betaalprovider af te sluiten en niets in te stellen; dat is voor alle verenigingen op het platform al geregeld.

Zet de contributie van dit seizoen op automatische incasso, dan is het innen vanaf de eerste termijn geen werk meer. In een Demo zie je hoe een contributieplan en een SEPA-machtiging er in de praktijk uitzien.