App zur Freiwilligenplanung: Weniger Stress und mehr Übersicht für den Bar-Ausschuss

Samstagmorgen, halb zehn: In einer Stunde muss die Kantine öffnen und dem Bar-Ausschuss fehlen noch zwei Namen auf dem Dienstplan. Die übliche Nachricht in der Gruppenchat bleibt unbeantwortet. Eine App zur Freiwilligen-Einsatzplanung löst dies, indem sie Mitglieder selbst einen Dienst beanspruchen lässt und automatisch an einen bevorstehenden Bardienst erinnert, sodass ein leerer Dienstplan die Ausnahme statt der Regel wird.

Was ist genau eine App zur Einsatzplanung von Freiwilligen?

Eine App zur Einsatzplanung von Freiwilligen ist eine digitale Umgebung, in der eine Organisation Dienste erstellt, sich Mitglieder dafür anmelden und der Vorstand in einer Übersicht sieht, wer wo eingeteilt ist. Keine separaten Listen mehr, sondern ein aktueller Dienstplan, der für jeden derselbe ist.

Für einen Sportverein bedeutet dies, dass der Barbetriebsleiter einen Dienst mit Datum, Startzeit und Endzeit, einem Ort wie der Kantine und der Anzahl der benötigten Personen einstellt. So viele Dienste, wie erstellt werden, bilden zusammen den Dienstplan für die gesamte Saison.

Bei alle Kommunikation an einem Ort zudem hält der Bar-Ausschuss Neuigkeiten, Erinnerungen und direkte Fragen zusammen, anstatt dass sie über WhatsApp und E-Mail verstreut sind.

Wie verhindert man Lücken im Bardienstplan?

Der Dienstplan bleibt nur dann gefüllt, wenn die Mitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird, und sich selbst einfach eintragen können. Beim Erstellen eines Dienstes wählen Sie aus, ob Mitglieder diesen direkt garantiert beanspruchen dürfen oder ob ein Administrator die Anmeldung zuerst genehmigt.

Weißt du vorher schon, wer am Samstagnachmittag eine feste Kraft ist? Dann planst du diese Person sofort im Voraus ein und lässt die übrigen Plätze für diejenigen offen, die sich selbst eintragen möchten. So hat der Verein immer eine Grundbesetzung, ergänzt durch freiwillige Anmeldungen.

Bleibt ein Dienst dennoch unterbesetzt, sieht man das sofort in der Übersicht: Dienste, die noch nicht voll sind, fallen auf, sodass der Bar-Ausschuss rechtzeitig nachsteuern kann, statt am Samstagmorgen darauf zu kommen.

Bardienste in 4planning einplanen: So funktioniert es

Innerhalb von 4planning erstellen Sie eine Schicht über das Menü Barschichten, tragen Datum, Uhrzeit, Ort und die benötigte Anzahl von Personen ein und bestimmen sofort den Anmeldemodus. Sind Sie sich bezüglich des Textes unsicher? Tippen Sie in einfacher Sprache ein, was Sie meinen, und Planny, der KI-Assistent, füllt die Felder für Sie aus.

Ein Mitglied, das sich angemeldet hat, erhält etwa 24 Stunden vor dem Dienst eine Erinnerung. Dieser Zeitpunkt hilft besonders bei einem Sportverein mit einem geschäftigen Wochenendprogramm, bei dem Mitglieder einen Dienst leicht nebenbei vergessen.

Für einen Verein mit einer festen Freitagsabendbar gilt dasselbe Prinzip: das Dienst für Dienst planen bietet auf einen Blick Einblick in den gesamten Monat, auch wenn die Belegung pro Woche wechselt.

Wann motivieren Punkte und eine Rangliste Mitglieder wirklich?

Ein Punktesystem mit einer Rangliste funktioniert gut, wenn der Club viele kurze, vergleichbare Aufgaben hat, die fair verteilt werden müssen, wie Bardienste oder Hand- und Spanndienste bei Turnieren. Mitglieder sehen direkt ihre Position zueinander und das funktioniert genau wie ein leichter Wettbewerb.

Oben auf der Anzeigetafel befindet sich ein Podium mit den ersten drei Plätzen, gefolgt vom Rest der Top Ten. Bist du selbst nicht dabei, siehst du dennoch deine eigene Position unten auf der Liste, sodass jeder weiß, wo er steht.

Passt das nicht zu jeder Situation? Bei einem kleinen Team aus festen Freiwilligen, die die Arbeit ohnehin unter sich aufteilen, fügt eine Rangliste wenig hinzu und ist das einfache Vorausplanen oft angenehmer als Gamification. Wählen Sie dann lieber Ruhe statt Wettbewerb.

Bardienste und Punkte motivieren in 4planning

Der Verein legt selbst fest, welche Aktionen Punkte einbringen und wie viele, mit einem täglichen und monatlichen Limit, um Übertreibungen zu vermeiden. Ein Mitglied, das einen Thekendienst schiebt, sieht eine kurze Meldung erscheinen, sobald Punkte gutgeschrieben werden, und kann zwischen dem Punktestand dieses Jahres, dieses Monats und dem Gesamtwestand wechseln.

Erfahren Sie mehr darüber, wie dieses System aufgebaut ist? In einem früheren Artikel ist zu lesen wie Bestenlisten und Punkte Mitglieder motivieren bei obligatorischen Bar-Schichten.

Wie stellt man sicher, dass niemand einen BarDienst vergisst?

Automatische Push-Benachrichtigungen und E-Mails machen den Unterschied aus zwischen einem Dienst, den jemand bewusst überspringt, und einem Dienst, den jemand schlicht vergessen hat. Jedes Mitglied stellt selbst ein, welche Benachrichtigungen es pro Typ empfängt, sodass die Erinnerung ankommt, ohne sich aufdringlich anzufühlen.

Für einen Verein mit vielen Ehrenamtlichen, die nur ein paar Mal im Jahr an der Reihe sind, liegt genau hier der Gewinn: Wer einmal im Quartal Dienst hat, hat einfach keine Routine aufgebaut und freut sich über eine rechtzeitige Erinnerung statt über einen Vorwurf im Nachhinein.

Mehr über die Vermeidung von No-Shows lesen? Lesen Sie den Artikel über automatische Erinnerungen gegen No-Shows.

Wann passt dieser Ansatz und wann nicht?

Eine digitale App zur Einsatzplanung von Freiwilligen funktioniert besonders gut bei wiederkehrenden Diensten mit wechselnder Besetzung, wie etwa einer Bar, einer Küche bei Turnieren oder einer Verkehrsregleraufgabe bei Veranstaltungen. Dort sorgen das Selbsteinteilen, ein Genehmigungsschritt und eine Erinnerung sofort für weniger Handarbeit.

Hat der Verein nur eine Handvoll fester Ehrenamtlicher, die seit Jahren denselben Abend ohne Wechsel schieben, dann ist der Gewinn kleiner: Diese Planung steht oft schon in jedermanns Kopf und ein ausführliches System fügt dann wenig hinzu. Wählen Sie in diesem Fall einen einfachen Jahresdienstplan und bewahren Sie die App für die Momente mit echter Unsicherheit auf, wie ein großes Turnierwochenende.

Zweifelst du daran, ob dein Verein überhaupt mit einem digitalen Ansatz an der Reihe ist? Dann schaue zuerst, wie viel Zeit jetzt für WhatsApp-Nachrichten und Anrufe rund um jeden Dienst draufgeht: Ist das strukturell mehr als ein paar Minuten pro Woche, dann lohnt sich ein strukturierter Dienstplan meistens schnell.

Häufig gestellte Fragen zur Freiwilligenplanung

Kann jeder selbst einen Bardienst erstellen?

Nein, nur ein Administrator der Umgebung oder jemand mit der Rolle Barbetriebsleiter kann einen neuen Dienst erstellen. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht sehen, bitten Sie den Vorstand, Ihnen diese Rolle zuzuweisen.

Kann ein Barbetrieb automatisch jede Woche wiederkehren?

Ein wiederkehrender Dienst existiert nicht als separate Einstellung, sondern Sie bereiten alle Dienste für die gesamte Saison auf einmal vor. So steht der vollständige Dienstplan sofort fest, ohne dass Sie jede Woche etwas neu erstellen müssen.

Kann sich ein Mitglied wieder für einen beanspruchten Dienst abmelden?

Das hängt von der Abmelderichtlinie ab, die der Verein festlegt: freie Abmeldung, Abmeldung mit einem Grund oder Abmeldung auf Anfrage, eventuell mit einer Frist, nach der eine Genehmigung erforderlich ist. So behält der Bar ausschuss die Kontrolle, ohne jede Abmeldung selbst regeln zu müssen.

Können Mitglieder Punkte gegen etwas eintauschen?

Nein, das Punktesystem ist rein eine Rangliste ohne Einlösefunktion. Es funktioniert als Anerkennung und Vergleich zwischen Mitgliedern, nicht als Prämienshop.

Was kostet eine App zur Einsatzplanung von Ehrenamtlichen für einen Sportverein?

Der Preis hängt vom gewählten Paket und der Anzahl der Mitglieder ab; eine aktuelle Übersicht befindet sich auf der Preisseite von 4planning. Es gibt eine dreimonatige kostenlose Probezeit und der Club kann monatlich kündigen.

Stellen Sie diese Woche den ersten Thekendienstplan für die gesamte Saison bereit, und lassen Sie die Mitglieder selbst einen Dienst beanspruchen, anstatt dass der Vorstand hinterhertelefoniert.