Erste-Hilfe-Verein-App: Welche Funktionen brauchst du wirklich?

Sonntagabend, halb neun. Der Koordinator eines Erste-Hilfe-Vereins muss noch drei Leute für den Einsatz beim Straßenfest am kommenden irgendwo in einem Heft steht, dass das Diplom von einem von ihnen diesen Monat abläuft. Eine gute App löst genau das: Sie verfolgt, wer wofür berechtigt ist, plant den Einsatz bei externen Veranstaltungen wie einen Dienstplan und erinnert Mitglieder rechtzeitig an ein ablaufendes Diplom, damit niemand ohne gültige Papiere eingesetzt wird.

Was ist eine Erste-Hilfe-Verein-App?

Eine Erste-Hilfe-Vereinigung-App ist eine digitale Übersicht, in der ein Verein Mitglieder, Ausbildungen, die Gültigkeit von Diplomen und den Einsatz bei Veranstaltungen an einem Ort verwaltet. Anstelle eines Heftes, einer Tabellenkalkulation und einzelner Apps ist alles beieinander: wer ausgebildet wurde, wer wo eingeplant ist und wer noch eine Wiederholungsstunde absolvieren muss.

Bei einem Erste-Hilfe-Verein dreht es sich um zwei Dinge, die nicht bei jedem anderen Verein eine Rolle spielen. Mitglieder müssen ausgebildet werden und auf dem Laufenden bleiben, und Mitglieder werden bei Veranstaltungen von anderen eingesetzt: einem Sportwettkampf, einem Jahrmarkt, einem Straßenfest, das nach einem Sanitätsdienst verlangt. Beide erfordern eine andere Art der Planung als ein gewöhnlicher Veranstaltungskalender.

Welche Bereitschaftsdienste planst du in einer Erste-Hilfe-App ein?

Der Einsatz bei einer externen Veranstaltung ist keine eigene Feier des Vereins, sondern ein Dienst anderswo: ein Posten bei einem Wettkampf, einem Jahrmarkt oder einem Umzug. Setzen Sie einen solchen Einsatz als Dienstplan mit einer Anzahl verfügbarer Plätze, einem Datum, einer Startzeit und Endzeit sowie einer Beschreibung des Postens auf. Mitglieder tragen sich dafür selbst ein, genau wie bei einem Bar-Dienstplan.

Praktisch ist eine Abmeldevolitik: freies Abmelden, Abmelden mit einem Grund oder Abmelden, das erst nach Genehmigung gilt, mit einer Frist, nach welcher jede Abmeldung beurteilt wird. So weiß der Koordinator lange vor der Veranstaltung, ob ein Posten noch offen ist, anstatt es am Samstagmorgen herauszufinden.

Ein Dienstplan lässt sich auch über einen öffentlichen Link teilen, was praktisch ist, wenn der Veranstalter des Events einsehen möchte, wer kommt, ohne sich selbst einzuloggen. Die Historie der geleisteten Dienste und die Anzahl der Stunden können später exportiert werden, zum Beispiel für einen Jahresbericht.

Wie behält man den Überblick über Diplome und Auffrischungskurse?

Ein Diplom ist nicht für immer gültig. Ohne rechtzeitige Wiederholung läuft es ab, und das ist genau die Art von Deadline, für die eine Erinnerung gedacht ist, anstatt einer Notiz irgendwo in einem Heft. Richten Sie einen Basiskurs oder eine Auffrischungsschulung als Trainingsreihe ein, mit Anwesenheit pro Unterrichtsstunde, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer die Reihe abgeschlossen hat.

Senden Sie deutlich vor dem Ablaufdatum eine Erinnerung an das Mitglied, dessen Diplom fast abläuft. So verhindern Sie, dass jemand dies erst in dem Moment bemerkt, für einen Posten angefragt zu werden. Möchten Sie genau wissen, wie Sie eine solche Serie einrichten, ist dies ausgearbeitet in der Einstellungen für Trainings und Abmelden.

Eine Checkliste hilft dabei, beim Einrichten der Zeugnisüberwachung nichts zu vergessen, von der Erstellung einer Reihe bis zum Versenden der ersten Erinnerung. So eine Schritt-für-Schritt-Plan für Erste-Hilfe-Vereine geht die Reihenfolge durch.

Wie teilst du Mitglieder nach Kursniveau und Berechtigung ein?

Nicht jedes Mitglied ist gleich. Jemand mit nur dem Basiskurs steht anders da als ein Mitglied, das auch über Reanimations- oder AED-Befugnisse verfügt. Gruppen sind hierfür der geeignete Weg: eine Gruppe pro Kursniveau oder eine Gruppe für diejenigen, die eine spezifische Befugnis haben.

Eine solche Einteilung hat sofort einen praktischen Nutzen. Eine Nachricht über eine AED-Wiederholung sendet man nur an die Gruppe, die das betrifft, und beim Zusammenstellen eines Einsatzplans sieht man sofort, welche Mitglieder für einen schwereren Posten in Betracht kommen. Dokumente wie Schulungsmaterial und Protokolle teilt man auf dieselbe Weise pro Gruppe, damit Kursussteilnehmer und Absolventen nicht denselben Stapel von Dateien zu sehen bekommen.

Welche Mitgliederinformation gehört in die Übersicht?

Neben Kontaktdaten und Gruppenmitgliedschaft geht es bei einem Erste-Hilfe-Verein oft um zusätzliche Informationen: welches Niveau jemand erreicht hat, wann die letzte Wiederholung war und welche zusätzlichen Befugnisse es gibt. Ein Mitglied stellt selbst ein, wer welche Daten sehen darf, und Daten sind auf Anfrage zu exportieren.

Beitrag gehört ebenfalls in diese Übersicht, oft mit einem jährlichen Betrag und manchmal einem separaten Beitrag für Materialkosten wie Verbandmittel. Ein Beitragsplan regelt das: Man legt fest, was eine Gruppe von Mitgliedern zahlt und wie oft, und ein Abonnement verknüpft ein Mitglied damit.

Für Familien mit mehreren Mitgliedern unter derselben Adresse funktioniert ein verknüpftes Familienkonto angenehm: Ein Elternteil regelt den Beitrag und die Anmeldungen eines jugendlichen Mitglieds, ohne dass sich jeder einzeln einloggen muss.

Wann entscheidet man sich für eine separate App neben E-Mail und Excel?

Für einen kleinen Erste-Hilfe-Verein mit einer Handvoll Freiwilligen und ein paar Einsätzen pro Jahr ist eine geteilte Tabellenkalkulation manchmal noch völlig überschaubar. Jeder kennt jeden, der Koordinator ruft einfach reihum an, und ein Heft mit den Daten der Diplome lässt sich so lange führen, wie es nicht mehr als zehn sind.

Sobald die Mitgliederzahl wächst, mehrere Kursniveaus nebeneinander existieren oder der Verein strukturell bei mehreren externen Veranstaltungen gleichzeitig angefragt wird, ist die Übersicht in einer Tabellenkalkulation nur schwer aufrechtzuerhalten. Eine verpasste Abmeldebenachrichtigung per E-Mail, ein Diplom, das niemand rechtzeitig ablaufen sah: das sind genau die Momente, in denen ein zentrales System Zeit und Ärger spart.

Die Faustregel ist einfach: Entscheiden Sie sich für eine App, sobald Sie mehr als eine Übersicht benötigen, um zu wissen, wer wofür zuständig ist und wo jeder eingeplant ist. Bleibt es bei einem Beitrag pro Monat und einem übersichtlichen Mitgliederbestand, ist der Schritt vielleicht noch nicht nötig. Wie das in der Praxis bei einem Erste-Hilfe-Verein aussieht zeigen, welchen Unterschied das in der Praxis macht.

Wie kommuniziert man schnell über einen geänderten Beitrag?

Ein Beitrag, der verschoben wird, ein zusätzlicher Platz, der benötigt wird, oder ein letzter Aufruf für einen offenen Dienst: Solche Nachrichten müssen schnell bei den richtigen Leuten ankommen. Eine Nachricht mit Sichtbarkeit nach Gruppe erreicht nur die Mitglieder, für die sie relevant ist, und geht neben E-Mail auch als Push-Benachrichtigung auf das Telefon.

Für eine kurze Frage, wie zum Beispiel, wer am Samstag noch eine Stunde übernehmen kann, funktioniert eine Umfrage schneller als eine lange E-Mail. Möchten Sie ausführlicher auswerten, wie ein Beitrag verlaufen ist, dann ist ein Fragebogen mit mehreren Fragetypen der angezeigte Weg. Mehr über das Erstellen von Beiträgen und Umfragen steht auf der Kommunikationsfunktionsseite.

Was kann Planny beim Planen von Posten bedeuten?

Der KI-Assistent Planny kennt den Terminkalender, die Mitglieder und die Gruppen des eigenen Vereins und ist damit auch bei der Einsatzplanung nutzbar. Ein Koordinator kann einfach fragen, wer in dieser Saison noch keinen Dienst absolviert hat oder welche Mitglieder keinen bevorstehenden Dienst haben, und erhält sofort eine Antwort, anstatt selbst durch den Dienstplan scrollen zu müssen.

Auch beim Verfassen einer Nachricht über eine geänderte Diplomerinnerung kann Planny mit einer Entwurfsversion unterstützen, die anschließend für Mitglieder, die eine andere Sprache sprechen, automatisch übersetzt werden kann. Der Koordinator bleibt die Person, die die Nachricht überprüft und versendet.

Häufig gestellte Fragen zu einer Erste-Hilfe-Verein-App

Wie weit im Voraus kann man einen Einsatzposten planen?

Einen Dienst legt man mit einem eigenen Datum, einer Startzeit, einer Endzeit und der Anzahl der benötigten Personen fest, ohne eine feste Grenze dafür, wie weit im Voraus man plant. Eine Erinnerung wird automatisch etwa 24 Stunden vor dem Einsatz verschickt.

Wer verfolgt den Diplomstatus von Mitgliedern im System?

Der Verwalter des Vereins bereitet die Trainingsreihe und die Erinnerung für ein abgelaufenes Diplom vor; die Mitglieder sehen dann selbst, wann ihr eigenes Diplom abläuft.

Können wir Kursanten und diplomierte Mitglieder separat einteilen?

Ja, mit Gruppen nach Kursniveau oder nach Befähigung, zum Beispiel eine separate Gruppe für Personen mit Reanimations- oder AED-Befähigung.

Kann der Beitrag einen separaten Beitrag für Material enthalten?

Ja, das richtest du über den Beitragsplan ein, zum Beispiel mit einem festen Jahresbeitrag plus einem separaten Materialbeitrag.

Kann der Einsatz bei einer externen Veranstaltung auch als Dienstplan mit Anmeldung erfolgen?

Ja, setzen Sie den Einsatz als einen Dienstplan ein, in den sich Mitglieder selbst eintragen, mit einer Abmeldevollmacht für diejenigen, die sich zurückziehen.

Möchten Sie sehen, wie ein solcher Stundenplan mit Diplomüberwachung in der Praxis für einen Verein wie diesen aussieht, dann schauen Sie sich die Einrichtung an für einen Erste-Hilfe-Verein und bereite selbst die erste Trainingsreihe und Erinnerung vor.