Planung und Mitgliederverwaltung bei einem Sanitätsverein

Es ist Dienstagabend, Viertel vor neun, und die Schriftführerin des Erste-Hilfe-Vereins „De Reddingslijn“ sitzt mit ihrem Laptop auf dem Schoß. Sie versucht, die Bereitschaftsdienste für die kommende Saison zusammenzubekommen: Welches Mitglied steht auf dem Jahrmarkt, wer macht den Viertages-Abendmarsch und wer ist noch für die Kirmes in drei Wochen verfügbar. Drei WhatsApp-Gruppen, eine Excel-Datei und ein paar lose E-Mails sollen zusammen die Antwort geben.

Was ist ein Erste-Hilfe-Verein und was macht die Planung schwierig

Ein Erste-Hilfe-Verein ist eine Organisation von Freiwilligen, die sich in Erster Hilfe fortbildet und Mitglieder bei Veranstaltungen Dritter, wie einem Sportwettbewerb, einer Kirmes oder einem Jahrmarkt, einsetzt. Der Vorstand regelt darüber hinaus den Mitgliedsbeitrag, die Ausbildungen und eine Mitgliederverwaltung, die in Ordnung bleiben muss.

Bei De Reddingslijn lief die Planung jahrelang über eine geteilte Excel-Datei auf Google Drive. Wer verfügbar war, trug seinen Namen in eine Zelle ein. Das funktionierte prima, als der Verein zwanzig Mitglieder zählte und drei Veranstaltungen pro Jahr machte. Als die Zahl der Anfragen für externe Einsätze auf fast eine pro Wochenende in der Saison anwuchs, ging es schief: Zwei Mitglieder trugen sich für denselben Dienst ein, ein drittes wusste nicht, dass es eingeplant war, und der Kassenwart erhielt separate WhatsApp-Nachrichten darüber, wer welche Unkosten gemacht hatte.

Wie plant der Vorstand jetzt die Rufbereitschaftsdienste

Der Vorstand beschloss, den Einsatz bei externen Veranstaltungen als einen Dienstplan mit separaten Diensten zu gestalten, genau wie ein Sportverein einen Bar Dienst einplant. Für jede Anfrage erstellt der Sekretär nun einen Dienst mit Datum, Start- und Endzeit, Ort und der Anzahl der benötigten Sanitäter. Mitglieder tragen sich selbst ein über die Mitgliederverwaltung von 4planning, und der Sekretär sieht auf einen Blick, welche Dienste noch nicht voll sind.

Für die größeren Veranstaltungen, wie den jährlichen viertägigen Abendevents, wählte der Vorstand den Anmeldeodus mit Genehmigung: Ein Mitglied meldet sich an, aber der Koordinator bestätigt den Platz erst. Bei kleineren, wiederkehrenden Aufgaben steht die Anmeldung sofort fest, sodass Mitglieder nicht auf eine Bestätigung warten müssen. Wer sich dennoch abmelden muss, tut dies mit einem Grund, und es gilt eine Frist, nach der eine Abmeldung zuerst geprüft wird.

Wie bleibt der Mitgliederbestand eines Erste-Hilfe-Vereins aktuell

Neben den Bereitschaftsdiensten gab es einen zweiten Engpass: den Mitgliederbestand selbst. Kursteilnehmer, diplomierte Ersthelfer und Mitglieder mit einer Reanimationsberechtigung standen alle durcheinander in derselben Liste, ohne Unterscheidung. Der Vorstand richtete Gruppen nach Kursniveau und Berechtigung ein, sodass sofort sichtbar ist, wer für einen Dienst eingesetzt werden darf, der Reanimationswissen erfordert.

Bei einem neuen Mitglied kommt seitdem nicht nur ein Name und eine Telefonnummer hinzu, sondern auch, zu welcher Gruppe das Mitglied gehört. Ein Mitglied, das über ein Excel-Datei wird importiert, fällt automatisch in die richtige Gruppe, wenn die Spalten richtig eingerichtet sind. Das ersparte dem Schriftführer nachgliedernden die erste Mitgliederwerbeaktion des Jahres einen ganzen Abend manueller Sortierung.

Was war beim Wechsel enttäuschend?

Nicht alles lief auf einmal gut. Die älteren Mitglieder von De Reddingslijn waren jahrzehntelang einen Anruf oder eine Nachricht gewohnt, wenn Hilfe benötigt wurde, und ein Teil von ihnen rief in den ersten Monaten einfach weiter an, anstatt sich für einen Dienst einzutragen. Der Vorstand musste zweimal eine Nachricht mit Erklärungen senden, bevor alle die neue Arbeitsweise verstanden, und ein Freiwilliger meldete sich erst eine Woche nach einer Veranstaltung ab, weil er den Dienstplan schlicht nicht geöffnet hatte. Das ist kein Grund, den Ansatz aufzugeben, aber durchaus etwas, das ein Vorstand bei der Einführung berücksichtigen muss: Rechnen Sie mit einer Eingewöhnungszeit von mindestens einer Saison.

Wann passt dieser Ansatz und wann nicht

Ein Dienstplan mit separaten Schichten und strukturierten Gruppen lohnt sich vor allem dann, wenn ein Erste-Hilfe-Verein mehrere externe Anfragen pro Monat erhält und mehr als eine Handvoll Mitglieder zählt, die nach Qualifikation auseinandergehalten werden müssen. Ab diesem Punkt wird es schwierig, im Kopf oder in einer einzigen Excel-Datei zu behalten, wer wo steht und wer welches Diplom hat.

Ein kleiner Erste-Hilfe-Verein mit einer Handvoll fester Freiwilligen und ein paar Veranstaltungen pro Jahr kommt oft bestens mit einer geteilten Übersicht oder einfach telefonischer Absprache zwischen dem Koordinator und den Mitgliedern aus. Der Umstieg auf ein festes System ist dann eine Investition, die sich erst dann auszahlt, sobald die Planung tatsächlich komplex wird. Wächst der Verein, dann ist es angenehm zu wissen, dass dieselbe Struktur mitwächst, ohne dass man von neuem beginnen muss.

Wie behält der Vorstand den Überblick über Diplome und Beiträge

Ein Erste-Hilfe-Diplom ist nicht für immer gültig und erfordert Wiederholungskurse. Die Rettungsleine verwendet eine Erinnerung, die weit vor dem Ablaufdatum herausgeht, damit ein Mitglied nicht erst bei einem Antrag entdeckt, dass seine Berechtigung abgelaufen ist. Für den Mitgliedsbeitrag, der bei diesem Verein aus einem festen Betrag plus einem separaten Beitrag für Materialkosten besteht, stellte der Schatzmeister einen Beitragsplan mit zwei Bestandteilen Bleibt eine Frist offen, sendet der Schatzmeister per Knopfdruck eine Zahlungserinnerung, anstatt selbst hinterherzutelefonieren.

Für die Unterrichtsplanung selbst, mit Grundkursen und Wiederholungsstunden, die jeweils wiederkehren, stellt der Vorstand eine Trainingsreihe bereit und blockiert die Sommerferien, damit dann keine Unterrichtsstunden eingeplant werden. Wer fragt, ob noch ein Dienst frei ist, kann das auch einfach Planny fragen: Der Assistent zeigt, welche Dienste noch nicht voll besetzt sind und wer in dieser Saison noch keinen Einsatz geleistet hat.

Häufig gestellte Fragen zur Planung bei einem Erste-Hilfe-Verein

Kann sich ein Mitglied direkt für einen externen Dienst anmelden? Ja, ein Dienst hat ein Datum, Zeiten, einen Ort und die Anzahl der benötigten Ersthelfer, und ein Mitglied meldet sich dort selbst an, entweder direkt garantiert oder mit vorheriger Genehmigung.

Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der Personen, die man für eine Schicht einsetzen kann? Nein, es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Personen, die man für eine Schicht einstellt.

Kann der Verein Kursusurteilnehmer und Diplomierte separat einteilen? Ja, das richtet man als separate Gruppen nach Kursniveau oder Befähigung ein, zum Beispiel Wiederbelebung oder AED.

Können Mitglieder rechtzeitig vor einem abgelaufenen Diplom gewarnt werden? Ja, mit einer Erinnerung, die zu jedem gewünschten Zeitpunkt vor dem Ablaufdatum gesendet wird.

Kann der Beitrag einen separaten Beitrag für Material enthalten? Ja, das richten Sie über den Beitragsplan ein, zum Beispiel mit einem festen Betrag plus einem Materialbeitrag pro Rate.

Stelle die nächste externe Anfrage für deinen Verein als einen Dienstplan mit Plätzen und einer Frist ein, und lass Mitglieder sich selbst eintragen, anstatt sie anzurufen.