Je documenten en diploma’s moeiteloos bewaren bij het juiste lid

Herken je dit? Een diploma dat per mail binnenkomt, een VOG in een gedeelde map, een certificaat dat iemand ooit heeft opgestuurd. Los van elkaar allemaal prima bewaard, maar zodra je wilt weten wélk lid nou precies wat heeft, ben je zoet. Vanaf nu hoeft dat niet meer: bij Extra velden kun je voortaan een bestand vragen. Een document of foto komt dan gewoon bij het juiste lid te staan, op de plek waar je toch al kijkt.

Dit is wat je ermee kunt:
Elk document bij de juiste persoon: Maak een extra veld aan met "Bestand" als antwoord — bijvoorbeeld "Diploma EHBO", "VOG" of "Foto van de uitreiking". Het lid uploadt het zelf via zijn accountinstellingen, of jij doet het als beheerder bij het lid. Pdf's, Word- en Excel-bestanden en foto's zijn allemaal welkom.
Jij bepaalt wie het mag zien: Net als bij de andere extra velden kies je per veld wat een lid zelf mag. Mag hij het document uploaden en vervangen, mag hij het alleen openen, of is het uitsluitend voor het bestuur bedoeld en ziet het lid het helemaal niet?
Vervangen en verwijderen zonder gedoe: Komt er een nieuwe versie? Upload hem er gewoon overheen, de oude verdwijnt vanzelf. En haal je per ongeluk het verkeerde bestand weg, dan zet je dat met één klik weer terug — het verdwijnt pas echt zodra je opslaat.
Veilig opgeborgen: Documenten zijn alleen bereikbaar voor wie ze mag zien, van binnenuit de app. Ze staan dus nergens open op internet, en ze duiken ook niet zomaar op in het smoelenboek.

Zo staat alles wat bij een lid hoort eindelijk op één plek: de shirtmaat, de datum van het diploma én de scan ervan. Geen zoektocht meer door mailboxen of mappen als er iemand iets vraagt, gewoon het lid openen en kijken.

Wil je weten hoe je een extra veld met een bestand instelt en wie er straks bij kan? Bekijk dan de stap-voor-stap uitleg in onze kennisbank: Extra velden bij leden instellen (shirtmaat, diploma's, functie…).