Stichting Musical Stella Duce uit Venlo is al jaren een begrip in de regio. Elk jaar zetten zij met tientallen jongeren en vrijwilligers een grootschalige musicalproductie op de planken. Een enorme organisatie, waarbij repetities, decorbouw, kostuumpassessies en vrijwilligerswerk allemaal samenkomen. En precies daar zat de uitdaging.
Te veel lijntjes, te weinig overzicht
“We gebruikten eerder oude systemen, WhatsApp-groepen, losse Excel-bestanden en mailtjes om alles te plannen,” vertelt de voorzitter binnen Stella Duce. “Op papier leek het werkbaar, maar in de praktijk zorgde het vooral voor onrust en miscommunicatie.”
Met een groeiende productie en een grote groep deelnemers werd het tijd om slimmer te gaan plannen. Niet alleen om het team te ontlasten, maar ook om de kwaliteit van het repetitieproces en de uiteindelijke uitvoering te waarborgen.
Eén centrale tool voor alles
Sinds de overstap naar 4planning werkt Stella Duce met een centrale, digitale planningstool. Alle taken, administratie, facturen, begroting, afspraken en beschikbaarheden zijn nu overzichtelijk geregeld op één plek.
“We vroegen ons echt af waarom we dit niet eerder hebben gedaan. Iedereen weet nu precies wat de planning, de uitgaven en inkomsten en de budgetten zijn. Ook de communicatie van de productieleiders en het bestuur verloopt nu vlekkeloos”.
Meer rust, meer focus
Wat begon als een zoektocht naar overzicht, heeft Stella Duce uiteindelijk veel meer gebracht:
- Tijdwinst voor het productieteam
- Betere opkomst bij repetities en taken
- Meer betrokkenheid van vrijwilligers en castleden
- Minder stress in de weken voor de première
“De laatste weken voor de voorstelling zijn normaal gesproken chaos, maar dit jaar verliep alles soepel. We hadden rust, overzicht én meer tijd voor de artistieke kant.”
Ook grip op jouw productie?
Of je nu een musical, voorstelling of ander project organiseert: de kracht van een goede planning is onmisbaar. Stichting Musical Stella Duce bewijst dat overzicht en gemak hand in hand kunnen gaan.
➡️ Benieuwd wat 4planning voor jouw organisatie kan doen? Neem contact met ons op of start creëer jouw eigen omgeving en ontdek het zelf.